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Geodis automatise le traitement de ses factures fournisseurs dans ses centres de la région Nord

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Dématérialiser plus de 80 000 factures par an pour plus de 50 sites d'exploitation et 7 entités juridiques, c'est le challenge que le centre comptable Geodis a relevé avec Basware et Flucticiel.

Le centre comptable France de Geodis traite plus de 80 000 factures fournisseurs par an

Le centre comptable France de Geodis traite plus de 80 000 factures fournisseurs par an

Mais d'abord un peu d'histoire.... Dans la foulée de l’organisation de Geodis en divisions métier, un centre de comptabilité dédié, situé à Evry, voit le jour fin 2007. Sa mission : centraliser et traiter plus de 80 000 factures par an, provenant de plus de 50 sites d’exploitation et sept entités juridiques hexagonales du groupe. En 2008, une démarche de “purchase to pay”, qui va bien au-delà de la seule dématérialisation des factures fournisseurs, est initiée par Laurent Maheo, alors directeur du contrôle financier de Geodis Logistics et son adjointe Fabienne Manceau: « Nous voulions industrialiser l’ensemble de nos processus de collecte de factures fournisseurs et de rapprochement aux commandes passées, en vue de réduire les délais de traitement et les coûts inhérents. À cela s’ajoutait notre volonté de gagner en productivité et efficacité puisque la comptabilité fournisseur ne disposait pas d’un outil d’engagement de dépenses. Seul, un projet d’automatisation de nos processus purchase to pay nous permettait de repenser la totalité de notre chaîne comptable, de la passation des commandes jusqu’aux rapprochements des factures fournisseurs avec nos engagements de dépense en passant par la mise en place de la signature électronique. » Laurent Maheo complète : « En outre, ce projet s’inscrivait dans la mission du centre de comptabilité d’optimiser à terme l’ensemble des factures fournisseurs France, soit une évolution du volume à gérer de 90 millions à 350 millions d’euros, en s’appuyant sur les ressources comptables existantes. »

Automatisation des process administratifs & financiers

Afin de relever ces challenges comptables stratégiques, un comité projet fait le choix de la solution logicielle “purchase to pay” de Basware et des compétences en matière d’automatisation des process administratifs & financiers de Flucticiel. Laurent Maheo, nous explique les raisons du choix de Geodis : « Groupe à vocation internationale, nous avons été convaincus par les caractéristiques fonctionnelles de la solution Basware. Ainsi, la dimension internationale de la solution nous garantissait de pouvoir étendre notre projet de purchase to pay, selon le succès rencontré, dans tous les pays où nous sommes implantés. ». D'ajouter : « Intégrateur à taille humaine, Flucticiel nous avait déjà démontré, lors d’un précédent projet de gestion des notes frais, son expertise dans la dématérialisation et l’optimisation des process. » Sélectionnés en juin 2009, Flucticiel, travaille sur un projet pilote qui concernera uniquement la division logistique de la Région Nord afin que la direction financière de Geodis puisse juger sur le terrain” de la pertinence d’une démarche d’automatisation des process achats, traitement des factures et d’optimisation financière de la commande au paiement.

À terme, monter une plateforme d’e-procurement achat

L’année 2010 voit la montée en puissance de la solution Basware et des “meilleures pratiques” préconisées par Flucticiel dans la Région Nord. Aujourd’hui, au travers de l’implication de Thomas Liebel (DAF région Nord) et le chef de projet Geodis (Laurent Boucher) ce sont plus de 50 sites, soit plus de 150 collaborateurs en y incluant le centre de comptabilité, qui utilisent quotidiennement la solution Basware pour optimiser le traitement et la gestion des factures fournisseurs. S’interfaçant aisément avec les outils logiciels de tous, la solution Basware a permis à la direction financière de Geodis :
- de se constituer, étape par étape, une plateforme d’e-procurement achat, un catalogue produits et une base articles référençant les prix négociés,
- d’automatiser le traitement des factures fournisseurs.

 

Après la région Nord, une mise en œuvre à plus grande échelle à l'étude...

Après quelques mois d’utilisation, Laurent Mahéo déclare : « La dématérialisation de plus de 2/3 de nos factures et la réduction significative des tâches administratives nous ont permis de considérablement améliorer la facturation fournisseur, le suivi des engagements et le rapprochement financier, tout en fiabilisant les indicateurs de coûts». Aujourd’hui, Geodis veut aller plus loin en vue de rationaliser et d’optimiser l’ensemble de ses flux fournisseurs nationaux, massifier ses achats et diminuer les coûts financiers liés aux factures fournisseurs. « Suite au succès du pilote, c’est le début d’une nouvelle aventure » se félicite Laurent Maheo. « Afin de capitaliser ce projet « purchase to pay », nous envisageons de l’étendre dans les prochains mois. »