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Erreur 404 dans la gestion documentaire et de l'archivage

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La gestion documentaire et le pilotage des solutions d'archivage sont encore mal maitrisés dans les entreprises françaises. Éloignée des instances dirigeantes, elle perd de son efficacité. Iron Moutain suggère un travail collaboratif pour la mise en valeur de ces informations parfois critiques.

Une entreprise française sur deux reconnait qu’il est crucial pour son succès d’exploiter au maximum ces informations. Pourtant, une sur trois (36%) confie la responsabilité de sa gestion à des services qui ne possèdent pas les compétences ou l’autorité nécessaire. C'est ce qu'il ressort de l'enquête menée par le spécialiste de l'archivage Iron Moutain*. L’étude indique également que la responsabilité de l’archivage et de la recherche des documents incombe aux responsables des services généraux pour 22% des entreprises consultées, tandis que dans 14% des cas la gestion des informations tant papier que numériques est confiée au service informatique. 58% des entreprises interrogées révèlent que la gestion documentaire est éparpillée entre un certain nombre de services ou d’unités fonctionnelles, avec un responsable attitré dans à peine 18% des cas.

Une responsabilité diluée

« Les entreprises sont noyées sous les documents de tous formats. En conséquence, la gestion de l’information doit devenir un enjeu pour leur direction, observe Edward Hladky, directeur commercial d’Iron Mountain France. Trop souvent, nous voyons la responsabilité répartie trop loin de la chaîne de direction. Cela entrave la mise en place de règles et de procédures cohérentes en la matière, toutes choses qui sont essentielles pour favoriser l’accès à l’information et son utilisation efficace au bénéfice de l’entreprise».  Qu’elles soient entrantes, sortantes ou créées en interne, les informations financières, clients et métiers constituent une élément-clé dans le succès des entreprises, qui doivent donc les placer au cœur de leur activité, préconise le directeur commercial.

La collaboration des métiers

 Quelle méthodologie appliquer ? D'abord déterminer la valeur ajoutée que l’on souhaite tirer des informations. Iron Mountain recommande de cibler davantage les informations de l'entreprise en fonction leur pertinence quant aux évolutions métiers et leur stratégies spécifiques : marketing, commercial, RH...Ce n’est qu’une fois cette valeur clairement identifiée qu’une entreprise peut mettre en œuvre des processus destinés à l’extraire. Il est ensuite conseillé de s’assurer de la participation de chacun. La collaboration à la mise en oeuvre des différents acteurs impliqués dans le processus gestion documentaire est essentiel. Rien ne sert en effet que l’informatique œuvre dans une direction si les services responsables de la conformité, de la gestion des archives et des questions juridiques suivent d’autres voies. Cette collaboration doit être pilotée par un comité transversal, de sorte que les besoins de chacun soient compris et satisfaits de manière adéquate. Stocker dans une optique d’accès est le troisième axe de travail : un accès rapide à l’information confère un avantage concurrentiel à l’entreprise. Un système clair permettant d’interroger et d’extraire rapidement les archives facilite la recherche des documents.

La conduite du changement

Enfin, le dernier chantier qui intéressera particulièrement les acheteurs informatiques : l'identification des coûts cachés. L’explosion des volumes d’informations dans les entreprises ne doit pas s’accompagner d’une montée en flèche des coûts de gestion de l’information  qui peuvent être considérables mais sont souvent cachés. S’entourer d’experts permet de choisir la solution la plus économique avant de lancer un programme. L’impulsion doit venir d’en haut. S’il est important d’instaurer des règles, il est tout aussi important d’obtenir l’adhésion des collaborateurs. Le changement va rarement de soi, en particulier lorsqu’il est d’ordre culturel. Pour qu’il donne toute sa mesure, l’impulsion doit venir d’en haut : il s’agit de mettre en place dans toute l’entreprise une culture de respect et de protection de l’information.

*Iron Mountain – Document Management Study, Coleman Parkes, octobre 2011