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La ville de Douvaine teste avec succès la gestion électronique de documents

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Un projet distingué lors du 69e congrès du Syndicat national des directeurs généraux des services des collectivités territoriales à Lille, dans la catégorie “Développement durable”.

Depuis avril 2010, le projet de gestion électronique de document (GED) de la ville de Douvaine (Haute-Savoie) est complètement opérationnel. Désormais, tous les courriers entrants de la commune, soit environ 7000 plis par an, sont scannés et dématérialisés. Idem pour le courrier sortant (4000 plis par an), pour lequel la télétransmission est maintenant privilégiée. «Avec notre nouvelle organisation, un acte juridique est acquitté, reçu et validé en un quart d'heure et le mandat de paiement peut partir dans la journée", se félicite Gilles Joly, directeur général des services de la ville.

Pour ce faire, Douvaine s'appuie notamment sur le logiciel de l'éditeur Novaxel. D'autres éditeurs sont également parties prenantes : ChamberSign pour le certificat électronique, Lex Persona pour la signature électronique et ArchivesLegalSolutions pour le coffre d'archivage numérique. C'est l'intégrateur A2eCdoc, un spécialiste de la gestion documentaire numérique et de la dématérialisation, qui a assuré la maîtrise d'œuvre du projet, démarré en septembre 2009. «Avec l'ancienne organisation papier, on estime que les tâches de classement, de circulation et de classement des documents consommaient entre 10 et 20% du temps du personnel municipal, alors que désormais quelques clics suffisent», explique Christian Vormus, gérant de la société A2eCdoc.