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État : la solution Chorus Déplacements Temporaires de Concur déployée dans deux ministères

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S'appuyant sur les services de Concur pour optimiser les coûts liés aux déplacements de ses agents, l'État déploie la solution Chorus Déplacements Temporaires dans deux de ses ministères : celui de la Culture et celui de l'Agriculture.

État : la solution Chorus Déplacements Temporaires de Concur déployée dans deux ministères

Dans un contexte de maîtrise des dépenses voyages de ses agents, l’État, qui s’équipe de la solution Chorus Déplacements Temporaires (mise au point par Concur), vient de déployer ladite solution dans deux de ses ministères. Celui de la Culture et de la Communication depuis juillet, et celui de l’Agriculture, de l’Agroalimentaire et de la Forêt depuis septembre.

Rappelons que Concur avait remporté, en 2011, l’appel d’offres public portant sur la fourniture et la mise en œuvre d’une solution de gestion des déplacements temporaires interfacée avec CHORUS. L'objectif d'une telle démarche : automatiser les processus de gestion et optimiser les coûts liés aux déplacements des agents. Et ce, en déployant la solution Chorus Déplacements Temporaires auprès des ministères incluant leurs services déconcentrés, représentant environ 2 millions d’états de frais par an. Un projet d'autant plus stratégique que les coûts liés aux déplacements et indemnités représentaient, en 2008, 13 % des dépenses liées aux achats de fonctionnement de l’État.

Ce projet interministériel est alors piloté par l'Agence pour l'informatique financière de l'État (AIFE). Dès lors, les travaux d’urbanisation du SIFE réalisés par l’AIFE avaient mis en évidence l’hétérogénéité, et parfois l’obsolescence des outils informatiques y afférant. Le parc applicatif ne rassemblait pas les conditions de performance fonctionnelle et d’interopérabilité, nécessaires à l’instauration d’une stratégie d’achat optimisée au niveau de l’État et à la généralisation de procédures dématérialisées pourtant sources de gains immédiats.

Les gains d'une telle démarche

Ce constat a conduit l’AIFE et le SAE (Service des achats de l’État) à étudier l’intérêt économique de l’acquisition d’une solution interministérielle de gestion des déplacements temporaires.

En s'appuyant aujourd'hui sur le projet Chorus Déplacements Temporaires, l'État s'attend à profiter désormais d'un traitement de bout en bout et sans rupture via un flux dématérialisé de l’ensemble du cycle de gestion des déplacements temporaires : ordres de mission, réservations en ligne, états de frais, facturation centralisée, connexion avec les agences de voyage, jusqu’à l’intégration aux outils comptables de l’État pour les remboursements des frais.

En s’équipant d’un outil commun (Chorus Déplacements Temporaires), l’État cherche ainsi à s’affranchir de la complexité induite par la multiplicité d’applicatifs et son corollaire de pratiques et d’habitudes. Dès lors, il devient possible d’affirmer des objectifs de dématérialisation totale et d’interopérabilité avec l’ensemble des acteurs impliqués dans le processus : les agences de voyages et autres fournisseurs ainsi que la gestion des interfaces indispensables avec Chorus.

Des étapes complexes

La phase 1 du projet a consisté à définir avec l’AIFE et des représentants des ministères un socle fonctionnel et technique unique correspondant aux besoins communs de l’ensemble des ministères et aux règles de gestion des déplacements des agents ainsi qu’aux exigences de Chorus, l’outil comptable de l’État, en matière de gestion budgétaire et comptable. Cette première phase a vu son aboutissement début 2012.

La phase 2 du projet a consisté à mettre en place la solution sur deux ministères pilotes à partir des règles définies dans le socle commun. Le premier pilote du projet, le ministère de la Culture et de la Communication, a démarré le 12 juillet, le second, celui du ministère de l’Agriculture, de l’Agroalimentaire et de la Forêt, le 7 septembre.

La phase 3 du projet, est lancée. Elle consiste à enrichir les fonctionnalités offertes, notamment en matière de facturation centralisée, gestion des ordres de missions permanents, paiements à l’étranger et poursuite de la dématérialisation des pièces justificatives.

La phase 4 s’échelonnera sur 2013 et 2014, et consistera dans le déploiement de la solution dans sa version enrichie sur les autres ministères, incluant leurs services déconcentrés.

Les caractéristiques essentielles du projet

- L’interopérabilité des systèmes

Chorus Déplacements Temporaires constitue le cœur de métier de la gestion des déplacements temporaires (gestion de la base des missionnés, ordre de mission, réservation en ligne, états de frais, mise en œuvre de la politique voyage, intégration des factures et contrôle des dépenses de déplacement, reporting analytique). Cependant, les paiements et la tenue des comptabilités sont réalisés dans le système. Cela signifie que la gestion est réalisée en partie dans Chorus Déplacements Temporaires puis dans Chorus. Dans ce contexte, l’interopérabilité des systèmes est un axe essentiel du projet.

- Le respect de contraintes de sécurité fortes

L’intégration des règles de gestion de sécurité (RGS) est une composante essentielle du projet. Concur a mis en place les moyens nécessaires pour répondre aux exigences fortes imposées par le RGS relatives à la sécurité des données et des flux. Un expert sécurité Concur a été impliqué dès le début du projet. Il a été et reste l’interlocuteur principal pour toutes les questions de sécurité et pour identifier et assurer les travaux nécessaires au respect des exigences de l’AIFE et du RGS en matière de sécurité. L’homologation de Chorus Déplacements Temporaires a été prononcée de façon temporaire, sous réserve de la prise en compte des dernières exigences de sécurité, notamment en termes d’authentification. Concur reste mobilisé pour lever ces dernières réserves. La solution et l’infrastructure mises en place font l’objet d’un audit et un processus de contrôle et d’amélioration continue a été mis sur pied.

- Un projet innovant et précurseur

Ce projet complexe de définition d’un socle commun à l’ensemble des pratiques dans les ministères a été mené dans un calendrier contraint, compte tenu des impératifs de démarrage des pilotes. La solution permet à chaque ministère d’ajouter à ces fonctions communes ses spécificités, notamment en matière de règles indemnitaires et de circuit de validation.

En outre, ce projet a permis d’élaborer un cadre pour la dématérialisation des opérations effectuées par les agences de voyages et en particulier avec le ROP (relevé d’opérations). La définition de ce flux est une véritable avancée dans les efforts de modernisation de l’état et le fruit du travail d’équipe réalisé entre l’AIFE et Concur dans le cadre du projet. Sa mise en œuvre reste à finaliser sur les aspects de contrôle des factures afin d’en permettre la généralisation.