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Le CG 59 satisfait par la dématérialisation des frais professionnels de ses agents

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Le conseil général du Nord dresse un bilan positif de la solution de dématérialisation des frais professionnels de ces agents Ulysse, de l'éditeur Concur. L'ensemble des autorités administratives intervenant dans la gestion des flux comptables ont reconnu l'effectivité de cette solution.

Après avoir attribué en 2004 le marché de la dématérialisation des frais professionnels à l'éditeur Concur, le conseil général du Nord dresse un bilan positif de ce projet baptisé Convention Frais.

Ce projet, décliné en deux étapes, a d'abord consisté à mettre en place la solution de dématérialisation Ulysse pour assurer la gestion des 20 000 déplacements annuels effectués par les agents du CG 59, de la création d’un déplacement jusqu’au remboursement des agents. S'en est suivie en 2009 une seconde étape, en complément, pour optimiser la gestion des frais de mission : la télé-transmission des pièces justificatives au payeur pour un traitement et un remboursement des agents. Ainsi, l'éditeur s'est vu confier la mission d'élaborer une interface entre la solution Ulysse et l'ERP Héliose exploitée par la direction générale des finances publiques, autorité interlocutrice du conseil générale du Nord dans la gestion des flux comptables. Le 1er janvier 2011, le projet devient effectif et conduit le 1er mai 2011 à la signature d'un accord entre le conseil général du Nord, la paierie départementale du Nord et la chambre régionale des comptes du Nord-Pas de calais relatif à la dématérialisation totale des frais de déplacement professionnels des agents du CG59.

Depuis la livraison de ce projet, le coût de la gestion d’un déplacement est passé de 80 € à 30 € et  le coût de la gestion d’un déplacement s'est réduit à 15 euros.Sans compter les gains directs liés à la suppression du papier, de la manutention autour des envois, de l’achat de timbres et d’enveloppes et des frais de transport. On estime ainsi que la dématérialisation des états de frais au CG59 a permis de faire l’économie de plus de 2 tonnes de papier par an.  Pour Cathy Domingues, chef de projet Ulysse et dématérialisation au département du Nord, « la suppression complète du papier est aujourd’hui une réalité au sein du CG59 mais également entre l’ordonnateur et le payeur. Cet effort a nécessité une implication très forte de la part des différents intervenants », souligne-t-elle, « dont l’éditeur Concur qui a toujours répondu présent et a été très réactif et force de proposition durant les longs mois de spécification et de développement ».