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Une mauvaise gestion des contrats dans les entreprises selon BearingPoint

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Seules 9% des entreprises gèrent leurs contrats de manière centralisée et la moitié n'a pas mis en place de structure dédiée à cette tâche, selon une enquête réalisée par BearingPoint.

Le management des contrats, c’est-à-dire leur organisation et la gestion des processus qui y sont liés, est insuffisant au sein des entreprises européennes. C’est le constat d’une étude multisectorielle menée par BearingPoint auprès de plus de 100 entreprises européennes sur 18 pays, et conduite tous les quatre ans depuis 2002.

«Les contrats sont essentiels à l’activité en cours et future d’une entreprise. Ils ont un impact fort sur sa situation financière. Pourtant, même si la plupart des entreprises reconnaissent le rôle important d’une organisation dédiée, la gestion des contrats n'est toujours pas un objectif prioritaire. Elle est déléguée à des départements ou à des collaborateurs disséminés dans le monde entier. Il n’existe pas de facilité d’accès aux contrats existants, pas de règles de gestion, ni de processus standardisés pour les futurs contrats», analyse Olivier Chatin, président de BearingPoint France. 

Peu de gestion centralisée des contrats

L’étude révèle que seules 8% des entreprises interrogées considèrent la gestion de leurs contrats comme optimale. Les raisons de ce piètre résultat tiennent à l’organisation et aux processus de gestion, selon BearingPoint.

9% des entreprises uniquement gèrent leurs contrats de manière centralisée et la moitié n’a pas mis en place de structure dédiée à cette tâche. Pourtant, pour les auteurs de l'étude, les entreprises perçoivent qu’elles ont besoin d’améliorer certains processus-clés: les modalités de reporting et d’analyse (70%), les outils informatiques de support (62%), le suivi de l’historique des contrats et des avant-projets (58%) ou celui des obligations juridiques et des échéances (57%).

L’étude montre que le taux de satisfaction concernant la gestion des contrats a décliné au cours des quatre dernières années. En effet, beaucoup d’entreprises avaient prévu des améliorations qui ont dû être ajournées en raison de la crise financière, précise BearingPoint.

Avec des budgets IT revus à la baisse, des solutions informatiques ont ainsi été mises de côté. Elles offraient pourtant de nombreux avantages selon les auteurs de l'étude: facilité et rapidité d’accès aux documents; classement des contrats complet, structuré, sécurisé et centralisé; disponibilité totale des informations; etc.

BearingPoint rappelle que, il y a 4 ans, 15% des entreprises ayant mis en place ou prévu un système informatique pour la gestion de leurs contrats comptaient investir plus de 2,5 millions d’euros. Et que cette année, aucune des sociétés interrogées n’a prévu d'y consacrer un tel montant. 

Une certaine prise de conscience

Cependant, selon l'étude, la prise de conscience des risques liés à l’absence de gestion des contrats grandit: des données incohérentes, la non-conformité aux termes et conditions des contrats, etc. Dès lors, les entreprises interrogées se disent prêtes à améliorer la gestion de leurs contrats. Plus de la moitié (57%) ont déjà décidé de mettre en place des systèmes d’information. 70% sont en train ou vont investir au moins 100000 euros. 17% pourraient déjà améliorer leur système de gestion avec, par exemple, la mise en place soit d’un système de gestion des contrats ou de documents, ou d’une base de données des contrats.