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Arnaud de Varine-Bohan, Swiss Life, suscite l'adhésion en interne sans s'imposer

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Via une gestion externalisée 100 % maîtrisée, Arnaud de Varine-Bohan, responsable achats de Swiss Life, a su instaurer avec justesse les pratiques achats tout en favorisant l'adhésion des clients internes.

Arnaud de Varine-Bohan, Swiss Life, suscite l'adhésion en interne sans s'imposer

Chez Swiss Life, la reconnaissance des achats est loin d'être un vain mot. " Grâce à l'appui du comité exécutif du groupe, notre service est désormais consulté pour les dossiers au-dessus d'un certain seuil, en l'occurrence 15000 euros HT ", déclare fièrement Arnaud de Varine-Bohan, responsable achats de Swiss Life. Avec un périmètre d'intervention particulièrement riche, allant de l'informatique aux frais généraux, en passant par le marketing, la communication, la LLD, les frais bancaires, etc., et ce, via une gestion des achats partiellement externalisée. " Depuis la création du service, en 2005, nous misons sur l'externalisation, en nous appuyant sur le cabinet KLB en complément de l'équipe intégrée. Plus coûteuse que l'internalisation, cette solution nous permet toutefois de bénéficier de vrais spécialistes achats 100 % dédiés, ce qui favorise le travail en mode projet et la satisfaction, in fine, des clients internes. "

Les secrets d'une telle réussite ? Susciter l'adhésion sans s'imposer. " Notre but n'est pas d'intervenir à tout prix, mais d'aider nos prescripteurs à mieux formuler leurs besoins dans les cahiers des charges et ainsi à négocier plus efficacement les conditions avec les fournisseurs. Par exemple, dans le marketing, nous sommes arrivés sur la pointe des pieds pour observer ce qui se passait, puis nous avons proposé des outils adaptés, comme la décomposition des coûts, afin de rendre les offres des prestataires plus comparables. " Mieux encore, la direction tient un rôle primordial dans la contractualisation des prestations. " Il existe souvent des vides contractuels qu'il faut sécuriser dans le cahier des charges : toutes les questions relatives à la propriété intellectuelle dans les prestations marketing, communication, par exemple, sans parler, en informatique, des SLA (service level agreement), qu'il faut adapter aux besoins du client interne. "

Une action qualité sur le risque fournisseur

Une expertise large qui s'accompagne d'un objectif clair d'optimisation des dépenses, avec un taux de réduction des coûts équivalant à 13 % sur l'année 2012. " Mais notre action ne se limite pas à la négociation ou à la massification, avertit le responsable. Nous avons déployé, en 2010, une action qualité sur le risque fournisseur afin de passer au crible, avec les clients internes, toutes les catégories stratégiques où notre dépendance vis-à-vis d'un seul partenaire était patente afin de sécuriser notre panel sur ces segments. "

Privilégier les PME constitue l'autre leitmotiv ­d'Arnaud de Varine-Bohan. " Sur notre millier de prestataires actifs, nous intégrons beaucoup de petites entreprises, tant leur savoir-faire pointu sur des catégories complexes s'avère essentiel pour notre business. " L'aspect éthique entre aussi en ligne de compte et le service achats veille à entretenir des relations durables avec ses fournisseurs. " Ce n'est pas parce que l'un d'entre eux est en redressement judiciaire, par exemple, que nous le lâchons. Cela peut même lui permettre de s'en sortir. Mais dans ce cas, nous essayons d'anticiper afin de trouver rapidement une solution avec le client interne ", conclut le responsable.

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Son parcours : Arnaud de Varine-Bohan, 56 ans, a démarré sa carrière dans l'univers des réseaux et des télécoms. En 2000, il devient responsable des achats opérateurs chez Maiaah. Il entre chez Swiss Life France fin 2002 en tant que responsable des réseaux et systèmes distribués, puis devient responsable des achats informatiques avant d'occuper ses fonctions actuelles à partir de 2008.
Swiss Life
Activité : Assurances
Chiffre d'affaires 2013 : 3,5 Mds€
Effectif : 2 000 salariés
Volume d'achats 2013 : 90 M€
Effectif achats : 5 collaborateurs