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Les juristes : garde-fous des acheteurs?

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Les achats négocient avec leurs fournisseurs avant de contractualiser leurs engagements. Sur cette partie, les directeurs achats doivent donc composer avec les juristes. Comment collaborent-ils ? La question a été abordée lors d'un débat organisé par l'EBG le vendredi 25 janvier.

Les juristes : garde-fous des acheteurs?

Le processus achat intègre un volet juridique complexe : celui de la contractualisation des engagements pris avec les fournisseurs. Sur ce sujet, comment se positionnent les acheteurs et les juristes au sein de l’entreprise ? Collaborent-ils ? Ces compétences peuvent-elles être externalisées ? Autant de questions soulevées lors d’une conférence organisée par l’association Electronic Business Group le vendredi 25 janvier.

Des services achats exemptés de juristes

Faut-il intégrer des juristes dans son équipe achats ou solliciter le service juridique ? A cette question, Olivier Debargue, directeur achats de France Télévisions, répond par la négative et plaide pour une "séparation des pouvoirs". De son côté, Veolia Environnement comprend 23 000 entités juridiques. "Si les juristes n’exercent pas au sein des équipes achats, ils travaillent en duo notamment sur la partie déploiement des contrats", souligne Jean-François Pape, directeur achats chez Veolia Environnement. "Le juriste peut être vécu comme un frein quand les achats veulent bénéficier de marges de manœuvre", admet Claude Bordier, responsable unité développement et politique achats de la RATP.

Au sein de la RATP, les juristes ne sont pas intégrés dans les achats car, selon Claude Bordier, "les acheteurs ont de solides compétences juridiques". Une petite équipe a donc pour mission de négocier avec les directions juridiques les marges de manœuvre le processus de consultation et de contractualisation. Le couple acheteur / prescripteur travaille conjointement jusqu’à la signature du contrat. C’est également le rôle de l’acheteur de gérer le déploiement sur le terrain et la mise en application du contrat. Néanmoins, pour des achats d’un montant supérieur à 5 millions d’euros, des revues de dossiers sont montées. Il s’agit d’équipes projets (acheteurs/prescripteurs) qui exposent leur stratégie à des juristes et donc collaborent. A la Société Générale, les juristes de la direction juridique sollicités par la direction achats sont rémunérés sur le budget du service achats. Seul l’énergéticien ERDF intègre des juristes au sein de la direction achats et fait appel en cas de besoin à des juristes extérieurs.

Au final, une grande majorité des directions achats n’hésitent pas à externaliser cette compétence et font appels à des cabinets spécialisés. 

Gestionnaire de contrat, un métier d’avenir ?

Face aux contours flous des rôles et des missions des acheteurs et des juristes dans la contractualisation des achats, un nouveau métier a fait son apparition : le gestionnaire de contrats. Cette personne n’est ni juriste, ni acheteur mais avant tout un opérationnel. Ce métier baptisé "contract management" est plus répandu chez les anglo-saxons.

Depuis 4-5 ans, la RATP a crée un référentiel sur la professionnalisation du gestionnaire de contrat. Tous les marchés du transporteur public de plus d’un million d’euros ont recours à un gestionnaire de contrat. Au sein de la RATP, les gestionnaires de contrat sont chargés de la gestion opérationnelle des contrats, soit de "s’assurer que chaque partie prenante tient ses engagements", précise Claude Bordier, responsable unité développement et politique achats de la RATP. Il a la responsabilité de repérer celui qui a besoin d’un avenant. Ce gestionnaire de contrat est nommé au coup par coup, soit sur chaque contrat. Et il ne s’agit pas obligatoirement d’un acheteur. Au total, 150 gestionnaires de contrats sont chargés des dossiers d’achats d’un montant supérieur à 3 millions d’euros.

Chez ERDF, un gestionnaire de contrat est présent sur chacune des 7 plates-formes régionales de centre de distribution. Ce métier de gestionnaire de contrats est très récent chez le fournisseur d’énergie et a été créée il y a seulement 6 mois. Cette personne est chargée de la bonne application du marché. Il doit maîtriser les délais, réclamer les pénalités et faire les réclamations auprès des fournisseurs. Il s’agit majoritairement de techniciens ou d’anciens acheteurs. Son rôle est de faire l’interface entre les achats, les personnes chargées de l’investissement et du budget, et les unités clientes. Chez ERDF, chaque acheteur et gestionnaire de contrat est formé aux aspects juridiques comme par exemple sur des problématiques de prêt illicite de main d’œuvre ou des contrats de sous-traitance.

Au final, Véronique Morel, chargée de mission SI et performance achats chez ERDF, alerte les acheteurs présents et insiste pour ne pas faire "appel aux juristes qu’en cas de litiges car il est déjà trop tard". Une juriste de Malakoff Médéric qui collabore avec les achats de son entreprise parle des juristes comme des "garde-fous des acheteurs".