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Le groupe FL & Associés numérise ses factures et courriers sortants

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Pour réduire ses coûts tout en respectant l'environnement, le cabinet d'expertise comptable a décidé de recourir à la solution de dématérialisation de l'éditeur DPii.

Dématérialiser ses courriers sortants et factures, c’est le parti qu’a adopté, au printemps 2009, le groupe FL & Associés, cabinet national d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, en recourant à la solution DPii EDC, conçue par DPii, éditeur de solutions télécoms. Afin d’implémenter une solution de dématérialisation sécurisée et fiable respectant la réglementation professionnelle, le client s’est fixé divers critères déterminants pour le choix du produit : une solution qui soit facile à implémenter, simple d’utilisation pour les collaborateurs et qui garantisse une confidentialité totale des documents transmis et une réception rapide et fiable.

Un challenge relevé haut la main puisque l’ensemble de la correspondance se gère désormais de façon électronique depuis le poste de travail et le serveur d’entreprise, permettant ainsi de simplifier, accélérer et contrôler au mieux le processus de réception, de traitement et d’archivage du courrier. Plus encore, la solution DPii EDC renforce la politique de développement durable du groupe FL & Associés en permettant une réduction drastique de l’utilisation de papier et des consommables d’impression au sein du cabinet. Toujours dans une démarche écologique, cette solution de dématérialisation constitue une alternative efficace aux déplacements motorisés liés à l’acheminement du courrier.

D’un point de vue financier, les gains dégagés sont également non négligeables. Grâce à la solution, l’envoi d’une facture électronique revient désormais au groupe à 19 centimes d’euros, permettant ainsi de réduire les coûts d’envoi de 65 %.

Récemment, le groupe a décidé de recourir à FactoSign, un module innovant intégré dans cette solution de dématérialisation. Celui-ci permet d’envoyer électroniquement des documents en y ajoutant l’horodatage et la signature électronique et garantit ainsi la valeur légale des documents dématérialisés. Le cabinet envisage par ailleurs, fin 2009, d’utiliser la solution pour l’ensemble du courrier (bulletins de paie, bilans, demandes de documents, analyses fiscales, courriers aux partenaires des clients du cabinet…), ainsi que d’élargir le processus de dématérialisation sécurisée du courrier auprès des partenaires des clients du cabinet.

« Nous sommes ravis de coopérer avec DPii sur ce projet de dématérialisation auquel nous attachons une grande importance. C'est l'expertise et la qualité d'écoute de l'équipe technique de notre prestataire qui nous ont permis de réduire significativement les coûts. Sans oublier l'implémentation de la signature électronique à valeur légale qui constitue une nouvelle avancée pour atteindre notre objectif de zéro papier », conclut Romain Lemaire, co-fondateur du cabinet FL & Associés.