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Le groupe BPCE optimise sa relation fournisseurs avec MyProcurement

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Tout service achats doit respecter la législation applicable à ses fournisseurs. Sans cela, il risque des sanctions financières et pénales. Frédéric Daux, chef de projet achats, explique en quoi la plateforme MyProcurement lui permet de collecter et de contrôler les documents légaux obligatoires.

Frédéric Daux, chef de projet Achats, Bpce

Frédéric Daux, chef de projet Achats, Bpce

Pourquoi avez-vous eu besoin d'investir dans une plateforme fournisseurs comme My Procurement ?

Frédéric Daux : Le besoin initial vient d'une obligation réglementaire législative en lien avec différents articles du Code du Travail. Comme nous sommes un groupe important (deuxième groupe bancaire français), composé de plus de 65 entreprises (Banques Populaires, Caisses d'Epargne et filiales), nous nous devions de mettre à disposition de nos adhérents une solution qui permette à tout un chacun de disposer de ces informations réglementaires, ou tout au moins, d'avoir la preuve de la démarche de collecte.

En effet, cette solution permet à tous nos fournisseurs (environ 30 000 impactés par ces obligations) de ne déposer leurs documents qu'une seule fois pour toutes nos entreprises. Chacune de nos entreprises ayant évidemment accès à la plateforme.

Comment et pourquoi avez-vous choisi cette plateforme ?

Frédéric Daux : C'est à l'issue d'une consultation et d'une phase de tests de 6 mois que nous avons choisi My Procurement. Onze prestataires potentiels ont été consultés (prestataires spécialisés dans ce domaine ou ayant une approche similaire et prestataires spécialisés dans la GED). Les critères de sélection ont été essentiellement fonctionnels et techniques, avec une analyse plus fine :

  • sur le savoir-faire,
  • la capacité à prendre en charge le contact avec nos fournisseurs,
  • la notion de relance lorsque les documents ne sont pas présents ou obsolètes,
  • le contrôle de la conformité des documents,
  • l'accès non limité à la plateforme pour tous nos correspondants de la filière achats, ainsi que pour les directions intéressées (ex : conformité, juridique...). Cette consultation a été réalisée avec l'aide de deux entreprises du groupe, une banque et une caisse, ainsi qu'avec la DSI du groupe.

Qu'entendez-vous par savoir-faire en l'occurrence ?

Frédéric Daux : nous cherchions un prestataire à même de collecter tous les documents réglementaires exigés par le Code du Travail : cela veut dire les collecter mais aussi et surtout contrôler la conformité (contenus spécifiques, dates de validité) en assurant la traçabilité de l'auteur, du document mis en ligne et des éventuelles modifications susceptibles de lui être apportées. De 11 prestataires, nous sommes rapidement passés à 3 et notre choix s'est arrêté sur MyProcurement qui combinait les deux fonctions. Je précise que le projet a impliqué aussi les services juridique, informatique et financier de notre groupe. La DSI nous a aidés sur l'analyse des critères techniques et sécurité.

Qu'est-ce qui vous a fait rejeter les 2 autres propositions ?

Frédéric Daux : Parmi les deux autres sociétés shortlistées, un prestataire aurait dû construire la plateforme de A à Z en y greffant une brique de GED et d'administration, l'autre n'assurait qu'une collecte et non une traçabilité et un suivi des documents rejetés. Certains fournisseurs n'avaient pas de solution mature et auraient dû créer une plateforme de A à Z. La solution que nous avons retenue offre en plus de la collecte et du contrôle de conformité la possibilité du dépôt d'autres documents complémentaires aux documents légaux obligatoires.

Comment l'avez-vous implémentée et envisagez-vous des évolutions ou des perfectionnements ?

Frédéric Daux : Difficile de répondre à la première partie de la question, parce qu'aucune implémentation n'a été effectuée : la plateforme est en mode Saas et son utilisation est proche de celle d'un site marchand finalement. Le travail a consisté à fournir la liste des futurs utilisateurs de la plateforme, ainsi que la liste des fournisseurs du groupe que nous possédons via un autre système d'information. Nous travaillons avec cette plateforme en accès sécurisé évidemment et possédons deux types d'espaces :

- Un espace public qui permet aux fournisseurs de déposer les documents obligatoires et qui peuvent être visibles par d'autres clients de la plateforme.

- Un espace privatif qui nous permet de collecter des documents spécifiquement demandés par le groupe.

Nous sommes un peu moins de 300 utilisateurs qui se répartissent à travers toutes les entreprises du groupe. Chaque entreprise du groupe a une vision sur la situation de ses fournisseurs et sur ceux du groupe. J'ai la vision sur l'ensemble de ce panel. C'est essentiel dans la mesure où nous réalisons le référencement des fournisseurs (environ 65 000) pour les entreprises du groupe. Le chargement de la base et des utilisateurs dans le système s'est fait en une demi-journée. Quelques jours de formation à l'utilisation de la plateforme ont été organisés pour assurer une mise en route conviviale pour les usagers. Un lien de consultation (seulement) a été établi entre la plateforme et notre SI achats Ivalua.

Il arrive aussi que les fournisseurs référencés soient parfois aussi des entreprises clientes du groupe. La plateforme permet de gérer ce double statut. Un fournisseur peut nous proposer ses services, son savoir-faire à travers cette plateforme qui devient ainsi un véritable outil de sourcing. Une recherche de compétences par code NAF / APE est possible. Par ailleurs, notre service de conformité est aussi très intéressé par cette plateforme car il est chargé du suivi des prestations essentielles externalisées (PEE) comme le transport de fonds ou la fabrication de chéquiers. La plateforme pourrait leur permettre de récupérer par exemple des rapports d'audit, des documents essentiels pour assurer la qualité de ces prestations.

Tous vos fournisseurs sont à l'aise avec l'usage de la plateforme ?

Frédéric Daux : Il faut toujours faire face à quelques réticences de certains fournisseurs mais notre objectif était de disposer d'une traçabilité optimale. A cet égard, nous avons travaillé récemment avec nos collègues du service juridique pour mettre en place à partir de mi-septembre un modèle de courrier de relance.

Et en interne, comment favorisez-vous la maîtrise de l'outil ?

Frédéric Daux : En avril dernier, nous avons mis en place avec MyProcurement un club utilisateurs, que je préside. Tous les clients de la Plateforme y sont invités. Au cours de ce Club, MyProcurement leur présente la roadmap de la solution, favorisant des échanges sur les différents modes d'utilisation de la plateforme par ses clients et les évolutions possibles en fonction des besoins des clients.

Quel coût représente cet investissement ?

Frédéric Daux : Au regard du service rendu par cette solution de collecte des documents, qui pourrait représenter 1 à 2 ETP pour chacune de nos entreprises en fonction du nombre de fournisseurs, le prix n'est vraiment pas un critère important.

Fiche Repères BPCE

- Produit net bancaire = 21,9 milliards d'euros

- Chiffre d'affaires d'achats Groupe, sur le périmètre achats= 3,2 milliards d'euros

- chiffre d'affaires d'achats Groupe, sur le périmètre achats, faisant appel à de la prestation= 1,8 milliard d'euros

- Effectif de BPCE Achats = 42

- Effectif de la filière Achats du Groupe= 130

[Pour aller plus loin] :MyProcurement en vidéo