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Le Groupe Agrica industrialise son processus achats

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Optimiser, fiabiliser et dématérialiser, tels sont les principaux objectifs du processus d'industrialisation des achats mené par le Groupe Agrica. Rencontre avec Franck Douau, responsable du département Achats et Services Généraux.

Le Groupe Agrica industrialise son processus achats

Comment est né ce projet d'industrialisation des achats ?

La qualité est au coeur des exigences et des process du Groupe Agrica depuis sa création et pour l'ensemble de ses activités. C'est dans cet objectif, et suite à un audit de la fonction achats mené en 2011, qu'est né le projet d'industrialiser les achats. Celui-ci doit contribuer à renforcer encore la performance du Groupe.

Quelles en ont été les étapes ?

L'industrialisation du processus achats a débuté par la définition d'une nouvelle organisation et de nouveaux processus collaboratifs. L'ensemble des acquisitions de biens et de services historiquement réalisés par chacun est progressivement centralisé au sein du service achats. Ainsi en 2013, la mise en place d'une nouvelle flotte automobile, de prestations de nettoyage des locaux ou encore la réalisation d'un audit ont notamment été pilotés par le service achats.

Pour construire ce projet stratégique et transverse, Agrica a choisi d'y associer, d'une part, les clients internes du service achats et d'autre part, les acheteurs qui voient leur métier évoluer et sont accompagnés dans leur montée en compétences par le biais de la formation.

En parallèle, le Groupe s'est appuyé sur des montées de version de ses logiciels d'achat et de comptabilité, qui permettront dès la fin de l'année d'automatiser nombre de tâches à faible valeur ajoutée, de sécuriser les données en réduisant les saisies manuelles et de libérer du temps pour que les acheteurs puissent développer leur rôle de conseil et d'accompagnement.

La nouvelle organisation s'appuie en interne sur la désignation par chaque Direction de référents achats et d'interlocuteurs budgétaires dédiés, qui deviennent au fur et à mesure les interlocuteurs uniques des acheteurs. Ils opèrent un rôle de coordination et relayent les informations au sein de leur Direction. L'ultime étape du projet est prévue pour 2014, avec la mise en place de la Gestion Electronique des Documents (GED) dédiée aux factures, qui permettra de faire progresser encore la réactivité et la fiabilisation des opérations.

Quel est l'impact du projet sur votre relation avec les fournisseurs ?

Outre l'augmentation des économies d'échelles, l'industrialisation du processus achats doit aussi répondre aux objectifs d'amélioration continue de la qualité, de conformité réglementaire des achats et au développement d'une relation durable, socialement responsable avec chacun de ses fournisseurs. Pour atteindre ces objectifs, les acheteurs ont vu leurs missions enrichies de nouveaux projets, tels que la mise en place d'une veille fournisseurs, la qualification de la base et l'intégration de nouveaux éléments d'évaluation de ces derniers. Ils prennent également progressivement en charge la mise en oeuvre de plans d'actions spécifiques, par exemple au titre de la Responsabilité Sociétale de l'Entreprise (RSE).