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Devanlay automatise le traitement de ses notes de frais

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L'entreprise de textile traite désormais automatiquement une centaine de notes de frais par mois générées par ses collaborateurs en déplacement.

Une centaine de notes de frais traitées par mois en quelques clics. Tel est le bénéfice enregistré par Devanlay depuis que ce producteur et distributeur de textiles pour la marque Lacoste utilise le logiciel de gestion des notes de frais Ulysse T&E édité par Etap-On-Line.

Auparavant, les notes de frais des quelque 200 collaborateurs étaient traitées manuellement. «Nous perdions énormément de temps, accumulions beaucoup de documents papier et n’avions au final aucune visibilité», se souvient Dominique Bastien, directeur du contrôle de gestion chez Devanlay. L'entreprise décide alors de se doter d'un logiciel de traitement des notes de frais. L'appel d'offres est remporté par Etap-On-Line. Devanlay opte pour la location en mode ASP. «Nous n’avons à nous soucier de rien en termes de maintenance et de mises à jour», se félicite Dominique Bastien.

Le projet, démarré à la mi-février 2007, a d'abord concerné un groupe pilote d’une cinquantaine d’utilisateurs, appartenant principalement au service marketing. Dans un premier temps, Devanlay s'est attaché à valider les circuits d'approbation et le workflow. Cinq semaines ont suffi. Aujourd'hui, le logiciel est déployé en interne, pour les 200 collaborateurs de l'entreprise et notamment ses 100 voyageurs internationaux.

Chaque collaborateur accède à l’historique de ses demandes de remboursements et à ses encours. «Les responsables ont, de leur côté, une très bonne visibilité sur les demandes qu’ils reçoivent, et peuvent refuser un remboursement le cas échéant. Et l’application de la politique des dépenses est garantie", ajoute Dominique Bastien.

Grâce à l'interface du logiciel avec l'outil comptable SAP utilisé par l'entreprise, les données relatives aux notes de frais sont remontées automatiquement, sans re-saisie.«Nous obtenons des états de reporting automatiquement, avec notamment les dépenses par service ou encore le coût moyen des hôtels», conclut Dominique Bastien.