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LCD : comment garantir un partenariat serein avec les loueurs ?

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LCD : comment garantir un partenariat serein avec les loueurs ?

Refueling, assurances et divers frais supplémentaires, la location courte durée est souvent synonyme d'options et coûts dissimulés. Comment bien bâtir son contrat dès le départ pour éviter les surprises ? Quelle approche privilégier ? Que faut-il absolument encadrer ? Méthodologie.

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"Aujourd'hui, sur le marché de la location courte durée, les loueurs ont tous l'ambition de répondre à notre besoin de véhicules. La différence se fait dans le service et le partenariat proposé pour maîtriser les dépenses tout au long du contrat", annonce Jérôme Bonnepart, travel manager chez Arkema et administrateur de l'AFTM délégué aux régions. Mais comme le fournisseur idéal d'une entreprise n'est pas forcément le fournisseur idéal d'une autre, il convient pour chacune de cerner son propre besoin. En effet, faire appel à un loueur n'est pas qu'une histoire de modèle de véhicule et de prix, c'est aussi choisir un mode de réservation, la consolidation et la sûreté des données, les modes de paiement ou encore la sûreté du voyageur. Pour Jérôme Bonnepart, "il faut être exigeant vis-à-vis du prestataire et exiger une fluidité du process de réservation, de retrait du véhicule et de restitution".

L'importance de l'approche pour optimiser son cahier des charges

Dans le cahier des charges, plusieurs axes sont à balayer pour cerner correctement son besoin. Le premier, c'est l'enlèvement du véhicule de location, en gare, aéroport ou agence. Il doit être facilité par un process coupe-file, proposé par l'ensemble des loueurs sur le marché. Ce service peut être personnalisé et aller jusqu'à pousser sur le smartphone du voyageur l'ensemble des données sur le voyage, via une alerte en amont du déplacement et l'émission d'une facture a posteriori. "C'est un confort non négligeable pour le voyageur d'affaires, qui accélère l'enlèvement de son véhicule et lui assure d'être bien identifié et rattaché au contrat négocié par sa société. Il n'a pas à se soucier des assurances et des conditions de réservation", rappelle Jérôme Bonnepart.

Le deuxième axe, c'est la rationalisation de son panel fournisseurs. La tâche est évidemment plus ardue pour un périmètre Europe ou monde que pour un périmètre France ou régional. Pour un périmètre monde, l'entreprise préférera développer une stratégie par région (Europe/US/Asie) car les marchés y sont différents, en termes de législation des assurances, de modalités de paiement... C'est le choix d'Arkema, dont la gestion de la LCD au niveau monde est dévolue à un travel manager dans chaque région (EMEA, US, Asie), homologues qui se consultent pour éventuellement mutualiser et réaliser des économies d'échelle. "Mais ce n'est pas un objectif en soi, insiste Jérôme Bonnepart. On ne choisit pas un prestataire uniquement parce qu'il est mondial, mais parce qu'il couvre les spécificités géographiques du client."

Troisièmement, les acheteurs doivent faire leur possible pour réduire les différentes conditions commerciales entre leurs fournisseurs et même les harmoniser, en rendant la même prestation payante chez tout le monde, par exemple. "Un voyageur prend des habitudes, il n'a pas à choisir un loueur parce que ce dernier ne ferait pas payer le no-show", illustre le travel manager.

Enfin, mettre en place des indicateurs/KPI permet d'obtenir un bon reporting et de savoir si le contrat fonctionne bien. Les SBT, tout comme les loueurs, offrent une granulométrie suffisante pour connaître de nombreuses données : nombre de jours par location, kilomètres supplémentaires et tous les détails de la tarification (frais de gare et aéroport, de refueling, de no-show, équipements neige...). En effet, le prix payé dans une facturation peut passer du simple au double par rapport au prix payé en facial. Chez Arkema, le retour d'expérience interne a révélé que 20 à 50 % du prix pouvait être dédié à ces surcharges.

Lire la suite page 2 - Maîtriser ses coûts pour rassurer le loueur

Sonia Puiatti

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