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Contract management : un travail d'équipe

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Contract management : un travail d'équipe

Une nécessaire collaboration

Si le rôle de l'acheteur est nécessaire tout au long de la vie du contrat, il n'est pas le seul à intervenir. " Le contrat appartient à l'entreprise, il n'est pas le monopole d'un métier, c'est avant tout une richesse économique de l'entreprise, tranche Patrick Deleau, président-fondateur de Legal Suite . L'acheteur est l'un des maillons décisifs de la chaîne mais il n'est pas le seul. " La direction juridique joue également un rôle important, ainsi que les directions opérationnelles utilisatrices du contrat. Si on considère souvent que les acheteurs interviennent seuls en amont, collaborent avec le juridique sur la rédaction du contrat et laissent ensuite les juristes suivre l'exécution, ce modèle tend de plus en en plus à être dépassé tant les deux directions peuvent apporter leur expertise à chaque étape du contract management. " La direction juridique pourrait être davantage intégrée en amont des processus de référencement. Les juristes pourraient ainsi faire remonter aux acheteurs ce qui a pu se passer lors de contrats précédents avec tel ou tel fournisseur. Cela permet d'enrichir les données sur les fournisseurs ", complète Adeline Fredizzi.

Stéphane Larrière donne un exemple concret des avantages d'une collaboration de différentes directions autour du contrat : " Le négociateur du contrat n'est pas toujours en effet le meilleur interlocuteur pour son exécution , surtout s'il n'a pas obtenu ce qu'il souhaitait. Le travail d'équipe permet de rééquilibrer les rôles lors de l' exécution . Ceci n'empêche pas de tenter d'obtenir, lors de l'exécution du contrat, des éléments différents de ce qui a été négocié ou de revenir sur des points acceptés lors de sa négociation, en tentant de jouer sur l'interprétation. " Cette collaboration entre le juridique, les achats et les opérationnels est donc à souhaiter pour une meilleure gestion, plus performante grâce à des points de vue différents.

Les plus du contract manager

Mais cette collaboration doit s'organiser. Comme le rappelle Adeline Fredizzi, " la vision des achats n'est pas la même que celle du juridique ou des chefs de projet : il faut mettre tous les acteurs du contrat autour d'une table pour discuter ". Chez Atos, le contract management passe par une collaboration autour de réunions régulières. " Une première réunion permet de dire ce qui a été obtenu ou non lors de la négociation du contrat... On fait une sorte d'état des lieux d'entrée dans la relation ", décrit Stéphane Larrière. Des réunions régulières sont ensuite organisées afin de savoir comment se passe l'exécution des contrats. " La régularité dépend de la complexité du contrat, si la relation courante d'affaires est installée ou non... Pour de nouveaux contrats avec de nouveaux fournisseurs, la fréquence des réunions doit être plus importante ", ajoute-
t-il. Adeline Fedrizzi conseille également de réaliser un bilan contractuel en fin de projets afin de capitaliser et de définir de bonnes pratiques. Un bilan auquel les achats doivent participer.

Les rôles doivent donc être bien définis. " Une matrice de responsabilités doit être élaborée afin de clarifier le rôle de chacun : selon les tâches, on doit savoir qui est décideur et qui est seulement contributeur ", conseille Grégory Leveau. Les processus, également, doivent être clairs. " Les processus achats, juridiques et contract management sont complémentaires, certains sont communs et certains sont particuliers à chaque fonction. Pour les processus communs, il s'agit de s'assurer qu'il n'y a pas de doublons ", avertit Grégory Leveau.

Lire la suite page 3 : "Les acheteurs expriment le besoin de mieux suivre leurs contrats, de se structurer"