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[Tribune] Maîtriser les achats sauvages : la source d'économies sous-exploitée des achats indirects

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Les achats dits "achats" pour leur gestion déstructurée, représentent 20 % du volume des achats indirects. Formidable gisement d'économies, ils regorgent de gains potentiels pour les entreprises qui les maîtrisent.

[Tribune] Maîtriser les achats sauvages : la source d'économies sous-exploitée des achats indirects

Après les achats stratégiques, les entreprises se focalisent depuis dix ans sur l'optimisation des achats indirects. Mieux gérer les nombreuses transactions fournisseurs, déterminer les pistes d'économies pour améliorer ses marges, la maîtrise des achats indirects est aujourd'hui stratégique. Une famille de ces achats non stratégiques reste pourtant vierge de toute attention. Ces achats "ad-hoc", qualifiés d'achats sauvages pour leur gestion déstructurée, représentent 20 % du volume des achats indirects. Formidable gisement d'économies, ils regorgent de gains potentiels pour les entreprises qui les maîtrisent.

La réalité des achats sauvages

Les achats sont un des premiers postes de coûts des entreprises. Elles ont bien souvent rationalisé la partie récurrente de leurs achats indirects qui regroupent tout ce qui n'entre pas dans leur coeur de métier (prestations de voyage, de nettoyage, de restauration, ou encore l'outillage, les équipements de protection individuelle, informatiques et les fournitures de bureau...). Ces différents volumes sont concentrés auprès de quelques fournisseurs choisis à l'issue d'appels d'offre et des procédures internes ont été mises en place pour diminuer les coûts qui leur sont liés. Ces achats sont ainsi considérés comme maîtrisés.

Cependant, une vraie mine d'or est encore très peu exploitée et non optimisée au sein des achats indirects : les achats sauvages. Ils représentent tous les produits nécessaires de façon ponctuelle et irrégulière pour faire face à des événements du quotidien. Des équipements supplémentaires pour des intérimaires, du rayonnage additionnel urgent pour stocker une commande importante ou encore du sel pour le parking s'il neige ; les exemples sont divers et variés. Cette source d'économies concerne ainsi tous les départements d'une entreprise et regroupe aussi bien des fournitures que du matériel d'investissement. Le terme 'sauvages' met en exergue le caractère urgent des approvisionnements et le manque de contrôle des entreprises sur ces achats.

30 % à 50 % d'économies substantielles

Ce type d'achat peut certes paraître anodin face aux achats de produits récurrents et à fort volume. Bien qu'ils ne représentent que 20 % du volume total des achats, ils concentrent pourtant à eux seuls 80 % des coûts de gestion associés aux achats indirects.

En effet, sont cachés derrière ces nombreux produits commandés occasionnellement, des dizaines de fournisseurs à gérer, des centaines de factures à traiter et des milliers de livraisons à réceptionner. La gestion d'un fournisseur coûterait près de 2 000 € et celle d'une facture entre 75 et 150 €. Une entreprise au CA de 200M€, possédant quatre sites en France, peut avoir jusqu'à 1 000 fournisseurs pour moins de 10 transactions par fournisseur. Une folie administrative coûteuse en temps et argent !

Dans la plupart des entreprises, notamment lorsqu'elles sont multi-sites, aucune organisation spécifique ne se charge des achats sauvages. Nombreux sont les acheteurs à avoir conscience de la nécessité d'optimiser ces achats sauvages, mais leur gestion compliquée et fastidieuse décourage les plus convaincus. L'enjeu est ainsi de taille et la prise de conscience doit amener les entreprises à agir. Intégrer cette nouvelle gestion des achats sauvages à la stratégie achats de l'entreprise peut permettre de 30 à 50 % d'économies et un gain de temps considérable.

Les achats indirects sont ainsi plus que jamais le prochain gisement de productivité qui peut contribuer à la rentabilité et la performance des entreprises hexagonales.

Par Pierre-Olivier Brial, directeur général délégué, Manutan