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{Tribune} Comment travailler avec des prescripteurs internes "peu rationnels" ?

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Il faut d'abord déceler le besoin prioritaire du besoin annexe, impliquer le prescripteur dans l'étape de la négociation, programmer un bilan annuel sur les contrats fournisseurs et insister sur l'importance de se tenir au brief via une grille d'évaluation.

Les prescripteurs aux profils "artistiques" ne sont pas connus pour être respectueux des process. Les acheteurs doivent apprendre à mieux travailler avec eux. Pour ce faire, mieux vaut d'abord déceler le besoin prioritaire du besoin annexe, impliquer le prescripteur dans l'étape de la négociation, programmer un bilan annuel sur les contrats fournisseurs et insister sur l'importance de se tenir au brief via une grille d'évaluation.

Favoriser les échanges

Il est trop fréquent que les acheteurs de prestations intellectuelles reçoivent, pour cahier des charges d'un besoin exprimé, la plaquette commerciale d'un fournisseur. Nous pouvons comprendre que le besoin a été créé de toute pièce par l'agence auprès des prescripteurs internes. Mais est-ce un besoin prioritaire pour l'entreprise ? Si ce besoin est évalué comme prioritaire et qu'aucun fournisseur référencé n'est capable de répondre à ce besoin, il est du devoir de l'acheteur d'expliquer à son prescripteur qu'une mise en concurrence sera nécessaire. C'est-à-dire que l'agence qui lui a fourni sa plaquette ne sera peut-être pas sélectionnée. En revanche, si ce besoin est jugé comme annexe, le projet devra alors être priorisé.

Il est également important d'impliquer le prescripteur interne en amont de la négociation avec le fournisseur afin de lui expliquer les enjeux d'une bonne négociation et de lui faire comprendre les gains qui sont associés à ces enjeux. Des gains qu'il pourra utiliser tout de suite après, sur un autre projet. L'intérêt de cette implication est de briefer le prescripteur sur l'utilité d'une négociation en tant qu'acte d'achats et sur les attitudes à adopter lors des entretiens. Ainsi, lorsque cette phase est claire et comprise par le prescripteur, il n'y aura pas d'incohérence tant au niveau des discours et des comportements que lors des négociations face aux fournisseurs.

Cadrer les échanges et le travail

Il est commun que certains fournisseurs travaillent depuis longtemps pour une entreprise ou un service. Malgré les renégociations, lors des renouvellements de contrats ou d'avenants, il est important de rechallenger les fournisseurs. En effet, plus le temps passe, plus les technologies et les savoirs se développent et plus l'affectif prend une part importante dans les relations business. Pour rester objectif et compétitif, la programmation d'un bilan annuel sur les contrats fournisseurs permettrait de faire un focus sur la nécessité d'un futur challenge.

Dans les prestations intellectuelles, il est tentant de ne pas se tenir au brief. Lors de la réception des réponses à l'appel d'offres ou de la rencontre des fournisseurs, les prescripteurs internes peuvent être amenés à adorer la créativité et l'originalité des propositions de certains fournisseurs. En clair, il faut décider avec l'intelligence et pas avec l'émotion. Pour ne pas tomber "dans le piège" et rester objectif quant à la qualité des réponses des fournisseurs, il est recommandé d'établir une grille d'évaluation avant la réception des réponses à l'appel d'offres. Les critères de cette grille doivent être clairement listés et validés par chacun des membres de la Core Team. Une note et un coefficient seront appliqués à ces critères pour calculer la note totale et finale du fournisseur. Ainsi, en respectant la grille, il est plus facile de se tenir au brief malgré les coups de coeur des prescripteurs internes lors de la lecture des réponses à l'appel d'offres ou des rencontres fournisseurs.

Ces leviers permettront de fédérer les équipes projets tout en faisant comprendre aux prescripteurs internes "peu rationnels" l'importance des achats au coeur de l'entreprise et des gains associés.