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Les grands enjeux des solutions e-achats

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Les directions achats sont en quête permanente de leviers de création de valeurs. En réponse à ce besoin, les outils e-achats s'adaptent, se transforment et jouent le rôle d'un véritable compagnon de route destiné à changer l'entreprise en profondeur.

Les grands enjeux des solutions e-achats

"La valeur des achats dans les plus grandes entreprises se comptent en milliards d'euros. Dans un tel contexte, inutile de préciser l'importance que revêt une économie réalisée sur les fournisseurs, même si elle n'atteint que 1 % de l'ensemble." L'exemple de Gérard Dahan, directeur EMEA de l'éditeur de solutions e-achats Ivalua, montre bien l'intérêt d'une démarche de rationalisation des coûts, désormais en place dans la plupart des entreprises, à la demande des directions générales. Les outils logiciels e-achats prennent des allures de solutions incontournables sur ce plan. "Ils sont essentiels pour mieux appréhender les risques que pourraient engendrer de mauvaises relations fournisseurs. Ils permettent de mieux évaluer le niveau de dépendances vis-à-vis de ces derniers. Certaines sociétés décident par exemple de ne pas accorder plus de 20 % de leurs dépenses à un même acteur", poursuit-il.

Mais le champ d'intervention des outils e-achats dépasse aussi largement le cadre de cette rationalisation. Le volet "conformité" s'en trouve assuré avec une souplesse de fonctionnement intéressante. "C'est l'instrument principal dans ce domaine. Il apporte une gestion complète quant aux garanties relatives à la transparence des appels d'offres, des conditions de commandes, de paiements, de facturation", indique Gérard Dahan.

Il en découle une simplification de gestion notable, d'autant plus évidente que l'utilisation logicielle devient toujours plus aisée. "Au cours des dernières années, les outils ont été repensés, considérablement simplifiés. Nos développements ont été orientés dans ce sens, à la demande des clients", souligne Franck Le Tendre, directeur général de Synertrade, fournisseur de solutions d'achats. L'ergonomie, les innovations sur les fonctionnalités sont au coeur des nouveautés.

Bon nombre d'experts s'accordent à dire que le fait de disposer d'un outil totalement intégré est l'une des clés principales. Ne pas avoir à recourir à d'autres systèmes pour comparer, gérer, exporter est un atout précieux. Le corollaire de cette tendance à la simplification est la compatibilité mobile. "On ne peut pas s'en passer. Pouvoir approuver une décision, vérifier un reporting sur son iPhone est devenu indispensable", confie Gérard Dahan. "L'outil doit aussi être capable de customiser les champs visibles, accessibles. Un acheteur ne sera pas intéressé par les données qui ne concerneront que le directeur financier."

Des fonctions stratégiques

Si elles sont moins perceptibles a priori, certaines valeurs ajoutées apportées par les outils e-achats sont tout aussi déterminantes, comme leur rôle sur un plan RH. Selon une étude d'Ivalua parue en 2014, ces outils représentent "un vecteur d'amélioration de la performance des équipes achats", notamment en raison du partage d'information et des fonctionnalités collaboratives proposées par les solutions. 71 % des professionnels des achats estiment qu'elles permettent ainsi de mieux communiquer les best practices aux acheteurs. Ils sont par ailleurs 54 % à citer ces fonctionnalités comme des outils de partage de l'information fournisseur en interne. Elles contribuent ainsi au décloisonnement au sein des organisations.

Par ailleurs, "dans la guerre des talents, les outils e-achats peuvent représentent un moyen pour attirer les jeunes profils prometteurs. N'oublions pas que les futurs collaborateurs qui vont arriver sur le marché sont des personnes qui ont grandi avec Internet et des outils numériques synonymes d'efficacité, d'agilité", mentionne Franck Le Tendre. On constate une vraie attente quant aux outils et à leur intégration à la culture du web 2.0. A la question "à quel type de média social souhaiteriez-vous que votre espace collaboratif achats ressemble ?", ils sont 67 % à citer planetinnov.com et 55 % à mentionner tripadvisor.com, comme le souligne l'étude d'Ivalua. "On veut aujourd'hui pouvoir gérer un achat comme un achat personnel effectué sur Amazon", résume Franck Le Tendre.

Si les industries tardent quelque peu à adopter ces solutions logicielles, l'évolution est plus rapide dans le secteur tertiaire. "Les entreprises les plus récentes optent dès le début pour ces solutions technologiques", constate-t-il. Ces outils endossent ainsi un véritable rôle stratégique. "L'acheteur occupe aujourd'hui une position centrale. Il participe à l'orientation de l'entreprise, travaille en coordination avec la direction financière, le marketing. L'outil logiciel forme dans ce contexte un lien fédérateur déterminant entre les collaborateurs", précise Gérard Dahan.