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Contract management : un travail d'équipe

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Si la gestion des contrats est du ressort des achats, ils ne sont pas seuls à intervenir. La direction juridique et les directions opérationnelles utilisatrices du contrat sont également concernées. Une collaboration nécessaire qui oblige à adopter une organisation sans silo.

Contract management : un travail d'équipe

Mal gérer ses contrats peut coûter cher : d'après une étude de Kurt Salmon (février 2016), si 70 % des directions achats disent n'avoir jamais évalué la conséquence d'une mauvaise gestion de leurs contrats, les 30 % restantes estiment l'impact à plus de 10 millions d'euros par an. Pas étonnant donc que les entreprises soient de plus en plus nombreuses à instaurer du contract management.

D'autant plus que, au-delà des risques encourus, bien gérer ses contrats peut apporter de nombreux avantages. Financiers, bien sûr, mais pas que : " En se souciant du contract management, de la valeur ajoutée est apportée sur le triptyque fondamental : qualité, coûts, délais ", pointe Adeline Fedrizzi, consultante au sein de Green Conseil. La fonction de contract management a donc de beaux jours devant elle. À condition que la collaboration entre les achats et les autres directions contributrices s'organise intelligemment.

L'acheteur : un acteur clé du contract management

Avant toute chose, donnons une définition du contract management : activité qui consiste à développer et contrôler le cycle de vie d'un contrat complexe, de la phase d'initialisation jusqu'à son terme, par la coordination systématique et méthodique des ressources et des processus utiles à la maîtrise des risques et à l'optimisation financière (définition issue de l'ouvrage Pratique du contract management , de Grégory Leveau). Dans le cycle de vie du contrat, les achats interviennent surtout en amont, dans la phase préalable à la signature : naissance et description du besoin, recherche de partenaires, négociation, formalisation. Leur rôle est alors essentiel. " Le directeur achats a une vision transversale des besoins de l'entreprise : lors de la phase d'identification, il sait quelles sont les bonnes voies à prendre pour développer l'entreprise ", pense Grégory Leveau, président-fondateur de l'École européenne de contract management.

Mais leur rôle devrait se poursuivre ensuite, lors du suivi de l'exécution du contrat, jusqu'à sa clôture. Phases qui sont généralement réservées aux juristes. Pourtant, comme le fait remarquer Stéphane Larrière, directeur juridique chez Atos International, " le rôle du contract manager me paraît être plus large que celui des juristes. Il doit s'extirper du tout juridique pour une application plus opérationnelle ". D'où la nécessité de faire intervenir d'autres directions, comme les achats, qui ont toute leur place lors de la phase d'exécution. " L'acheteur ne peut pas se contenter de s'arrêter à la négociation des contrats : il y a par exemple souvent des clauses de benchmark dans le contrat ou des clauses de renégociation qui font de l'acheteur un contract manager naturel dans l'exécution du contrat ", souligne Stéphane Larrière. Théodore de Saint-Remy, contract management sales manager chez Legisway, poursuit : " Lors de la gestion d'un litige, il peut être intéressant d'avoir le point de vue de l'acheteur qui donnera des informations sur ce que le fournisseur est censé faire dans tel ou tel secteur. L'expertise sectorielle de l'acheteur apporte un regard que les autres directions n'ont pas forcément. "

Lire la suite en page 2 : une nécessaire collaboration