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Budget: mettez-vous la Daf dans la poche!

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Élaborer son budget n'est pas chose aisée: il s'agit d'établir des scénarios, de tisser des hypothèses, de prendre en compte les risques, d'inclure l'ensemble des achats, de faire avec la volatilité... Et pourquoi ne pas collaborer avec la Daf? À condition de parler le même langage...

Budget: mettez-vous la Daf dans la poche!

Non, le directeur administratif et financier n'est pas un gardien du temple froid et distant qui surveille chaque dépense. Il est, surtout, un allié précieux de la direction des achats. Et notamment pour le budget, que ce soit pour son élaboration ou pour son suivi: sa vision à la fois transversale et de spécialiste peut être intéressante pour fiabiliser les budgets achats, mieux rendre compte de la performance de la direction achats mais aussi s'assurer que les points discutés sont bien suivis par les opérationnels.

Gestion des risques, meilleure compréhension de sa performance, meilleur suivi... la direction des achats a donc tout intérêt à ne pas gérer son budget seule dans son coin, mais à collaborer avec la direction financière.

Volatilité et coûts indirects

L'élaboration du budget met la direction des achats face à de nombreuses difficultés. La première: fiabiliser le budget. En effet, la direction achats doit émettre des hypothèses concernant les coûts non récurrents et la volatilité. Comment s'assurer que celles-ci n'auront pas un impact trop conséquent sur le budget? "Les données peuvent varier pour de nombreuses raisons: volatilité des marchés, des taux de change, structure de l'offre... Face à cela, la direction achats émet des hypothèses et peut commettre des erreurs", rapporte Serge Dautrif, CEO de Synapscore, société spécialisée dans l'intelligence collective.

Autre point problématique: les achats indirects. Comme le relève l'étude prospective menée par Synapscore et le mastère spécialisé gestion des achats internationaux du groupe Essec - "Enjeux clés à l'interface achats et finance" -, si les gains sur les achats directs sont généralement traduits directement dans les budgets et apparaissent clairement sur le P&L (profit and loss, ou compte de résultat), les économies réalisées sur les achats indirects sont souvent réallouées dans l'enveloppe budgétaire. En effet, "le problème des achats est que leurs efforts sont difficiles à identifier: ils dépendent des consommations, de l'évolution des matières premières... Si bien que les gains n'apparaissent pas nécessairement dans le P&L", pointe Franck Le Tendre, directeur général de Synertrade, fournisseur de solutions d'achat pour les entreprises. Dans ces conditions, difficile de se rendre compte de la performance des achats sur l'année écoulée, donc d'établir un budget pour la suivante.

Enfin, le processus budgétaire en lui-même est épineux, pour les achats, dont les budgets arrivent, en général, bien trop tard.

>> Suite de l'article en page 2.