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5 clés pour optimiser vos achats non stratégiques

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Qu'est-ce que BRAND VOICE ?

Les achats indirects représentent en moyenne 15 % des achats globaux des grandes entreprises mais également 50 % des commandes et près de 80 % des fournisseurs ! Un constat qui souligne le besoin d'optimiser ces achats. Pour en réduire les coûts, Manutan propose une stratégie en 5 étapes.

5 clés pour optimiser vos achats non stratégiques

Une stratégie " réduction des coûts " pour les achats non stratégiques

Après une analyse de l'organisation de la direction des achats, des solutions techniques, des outils utilisés (ERP/P2P...) et bien sûr des besoins et des contraintes du terrain, nous définissons ensemble une stratégie de " saving " qui s'appuie sur les axes suivants :

· une offre adéquate,

· la réduction du portfolio de fournisseurs,

· la digitalisation des transactions,

· et la réduction des coûts d'accès aux produits.?

Il ne s'agit pas de lancer des projets sur l'ensemble de ces leviers en même temps, mais bien de définir une véritable stratégie en planifiant des actions, définissant des objectifs de réduction des coûts d'acquisitions et des indicateurs qui permettront le suivi. Voici un scénario réaliste pour illustrer la mise en oeuvre de cette démarche...

N°1 : définir l'offre de produits la plus adéquate

Cette phase correspond à l'identification des produits à mettre à disposition des utilisateurs. L'objectif est de proposer les bons produits aux bons prix. Cela comprend :

- Le choix d'une offre large, ou au contraire d'une liste de produits définis

- La sélection des catégories de produits et des marques retenues : premium, milieu ou entrée de gamme

Le principal indicateur de suivi : le taux d'adhésion aux produits recommandés, autrement dit, l'évolution de la part de produits de cette offre.

N°2 : déployer le contrat

Il est primordial que l'ensemble des utilisateurs soient informés de ce nouveau contrat, des contacts dédiés et des conseils mis à leur disposition. Le plan de déploiement se traduit principalement par :

- Un plan de visites des établissements les plus importants

- Une campagne d'appels auprès des utilisateurs

- Une opération d'information plus large (email, leaflet de présentation de l'offre et des services associés) réalisée par Manutan ou par le client lui-même

Le pilotage du déploiement du contrat est suivi grâce au taux d'adhésion et l'atteinte du potentiel de chiffre d'affaires défini pour chaque site.?

N°3 : rationaliser le portefeuille fournisseurs

Pour réduire les coûts associés à la gestion des fournisseurs, mais surtout pour réduire le nombre de commandes et les frais qui y sont associés, il est essentiel de réduire le nombre de fournisseurs. Le remplacement de nombreux petits fournisseurs par un seul distributeur avec une offre large permet pour le même volume d'achat de réduire le nombre de commandes tout en augmentant le nombre de lignes par commande.

Le principal indicateur de suivi est le nombre de fournisseurs actifs. Cette évolution du portfolio doit également se traduire par la réduction du nombre de commandes par site (sur la catégorie de produits) et l'augmentation de la valeur moyenne de commande. L'évolution du nombre de lignes par commande peut également être un autre indicateur.?

N°4 : dématérialiser les transactions

La digitalisation permet également de réduire considérablement le coût des transactions (recherche, commande et facture). En effet, les coûts d'une transaction standard s'élèvent à 95 € en moyenne alors que pour une transaction totalement digitalisée le budget peut être inférieur à 30 € grâce à l'e-procurement par exemple.

Dans l'idéal, l'évaluation des coûts de transaction est définie avec le client, puis validée par son contrôle de gestion. Sinon, il existe de nombreuses études sur le sujet qui permettent d'évaluer ce coût de transaction. A cette phase du projet, l'indicateur de suivi principal est le taux de commande digitale (commande issue d'une solution d'e-procurement, taux de commande EDI et taux de dématérialisation des factures) afin de valoriser les économies effectivement réalisées.

N°5 : s'adapter aux utilisateurs

Le dernier axe de réduction des coûts consiste à réduire le temps et les efforts des utilisateurs pour accéder réellement aux produits qu'ils ont commandés. Ainsi il se dégage du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cela se traduit par l'amélioration des solutions de livraison ou bien la mise à disposition des produits proches des lieux de consommation, notamment à travers des distributeurs automatiques.

Toutes ces solutions permettent également de réduire les coûts de stockage, de transport et de réception. Sans compter que pour le cas des machines de distribution, on observe également la réduction de la consommation d'environ 30% !

Les bénéfices sont mesurées grâce à la diminution des charges liées à la mise à disposition des produits (en ETP*). Par exemple, la réception des livraisons, les déplacements pour aller chercher les produits...

Bien entendu, chacune de ces étapes est suivie dans le temps pour s'assurer que les objectifs sont atteints et sinon être en capacité de mettre en oeuvre des actions correctives. Un " reporting " spécifique est mis en place pour analyser les résultats de chaque levier avec un planning de suivi entre Manutan et son client. Cela peut prendre la forme d'une réunion téléphonique de suivi mensuel entre le chef de projet de Manutan et son interlocuteur ainsi que des " Business Review " trimestriels avec le commercial et le responsable des achats.

*Equivalent Temps Plein, soit coût horaire

Pour savoir quelle stratégie de réduction des coûts Manutan peut vous proposer, contactez Xavier Laurent au +331 34 53 35 04 ou par email : xavier.laurent@manutan.fr

Découvrez le blog Manutan qui accompagne les entreprises dans l'optimisation de leurs achats indirects ! Solutions e-procurement, rationalisation fournisseurs ou produits, étude de cas clients... retrouvez tous les articles rédigés par nos experts.