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La transformation digitale vue par Total

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La transformation digitale vue par Total
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Transformer la direction achat notamment en réorganisant et en digitalisant la fonction a permis à Total d'en améliorer la performance.Retour d'expérience.

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Acteur majeur du secteur énergétique, pétrolier et gazier mais aussi électricité bas carbone, le groupe Total, comme l'ensemble des acteurs du secteur, doit composer avec une extrême volatilité du prix du pétrole et de l'énergie alors même que l'activité implique des investissements significatifs sur des projets long terme. Une fluctuation de la valeur pétrole qui impacte les activités des acteurs pétroliers et parapétroliers.

Heureusement le groupe Total a pour lui son modèle intégré. "Nous couvrons toute la chaîne, de l'exploration jusqu'à la distribution en passant par la production, explique Eric Bozec, directeur Support & Performance au sein de la Direction des achats du groupe Total. Ce choix d'un modèle intégré apporte donc de la stabilité à Total quand certains concurrents, qui eux ont choisi de faire des spin off d'une partie de leur activité, subissent de plein fouet les soubresauts du marché.

C'est dans ce contexte, que Total, se doit d'aller chercher toujours de nouveaux leviers de performance. Et c'est dans cette logique que le groupe, accompagné des équipes d'Oresys, a entrepris depuis un peu plus de deux ans un important projet de transformation de ses fonctions support.

Eric Bozec

"One Total, One organisation a été lancé dans le but de mutualiser l'ensemble de nos fonctions ce qui inclut les achats, afin d'avoir des services internes globalisés et plus efficaces. Total Global Procurement est donc devenu un prestataire global au service des clients internes de l'entreprise", indique Eric Bozec.

Hors achats d'énergies et de produits pétroliers le volume de dépenses a atteint 25Md€ en 2017. Il était donc nécessaire d'accroître la performance achat et de gagner en efficience avec des projets de transformation notamment. Chez Total, la communauté achat représente environ 1 300 personnes dans le monde dont 300 au sein de Total Global Procurement. Pour améliorer ses performances, trois chantiers d'outils phares ont été lancés: Sequana, une base de données fournisseurs unique, Agora, un outil 3-en-1 source to contract qui permet de couvrir tout le cycle d'achat, et enfin un projet de création d'une marketplace afin de mieux couvrir les enjeux des petits achats. "Lorsque nous avons lancé le projet de fonction globale nous poursuivions trois objectifs : la performance économique sur la masse achat, autrement dit un travail sur les gains ; l'efficacité achat, pour réduire le temps passé dans l'exécution de taches à faible valeur ajoutée ; enfin, la montée en compétence des acheteurs, énumère Eric Bozec. En professionnalisant la fonction achat nous en avons fait un point de passage intéressant au sein du groupe."

Sequana un point d'entrée unique

Avec environ 110 000 fournisseurs parmi lesquels beaucoup de fournisseurs occasionnels, Total avait besoin d'organiser sa relation fournisseur et de mettre en place une base de données unique recensant les fournisseurs qualifiés par le groupe. "Avec Sequana, nous avons voulu simplifier la façon de gérer nos échanges d'informations avec nos fournisseurs en utilisant un outil moderne ; les fournisseurs adressent une seule fois leur document à travers un portail sécurisé qui nous permet de gagner collectivement en efficacité", souligne Eric Bozec.

Le fournisseur répond à un questionnaire dans la cellule de master data logée dans SAP Ariba. Une fois vérifiées et validées, les informations fournisseurs sont redescendues dans l'ERP. Le module est en cours de déploiement. 200 filiales doivent l'implémenter, une phase qui s'étalera jusqu'en 2020. "Nous avons défini un cahier des charges robuste, nous sommes en cours de finalisation de la construction et les premiers déploiements dans les filiales pilotes vont démarrer prochainement."

Cet outil unique doit permettre de faciliter l'échange entre les filiales et leurs fournisseurs. "In fine l'objectif est de faire gagner du temps à tout le monde, d'offrir la possibilité de sortir une liste de fournisseurs qualifiés mais aussi d'en faire un outil de suivi de la performance fournisseur pour favoriser le partage d'expérience entre les filiales".

Outre le projet Sequana, la direction achat centrale a également mis en place un outil de pilotage du processus source-to-contract baptisé Agora. "Nous avions plus 20 contrathèques au niveau groupe !" La direction achat a cette fois fait confiance à Ivalua pour mettre en place un outil de pilotage 3-en1 qui offre à la fois un plan de visibilité de la performance, la possibilité de monitorer les initiatives dans le workflow et enfin de réunir tous les contrats dans une même solution. "C'est tout de même plus simple de chercher un contrat dans un seul endroit !" pointe Eric Bozec.

Enfin, l'un des principaux irritants pour le groupe était les petits achats. S'ils ne représentent que 1 % de la dépense, ils concernent 50 % des fournisseurs et représentent un coût de traitement très important, en particulier la comptabilisation de ces nombreuses factures. Pour ces petits achats, il n'était donc pas question de garder un système de commande complexe. "Nous avons fait le choix de ne plus passer par les ERP mais d'utiliser une marketplace dans laquelle les fournisseurs de biens et services proposeront leurs offres. Cette marketplace sera construite sur un modèle permettant un niveau de compétition permanent", explique Eric Bozec.

Le rôle centrale des données achats

En parallèle de ces trois chantiers, nous avons redéfini la méthode de calcul de la performance achat afin d'en assurer un suivi clair à l'échelle groupe. "Nous avons bâti notre calcul de la performance sur une approche cash car nous voulions suivre principalement le levier performance". Une méthodologie a été définie afin de développer un langage d'entreprise commun sur la performance économique et ainsi faciliter l'analyse. Aujourd'hui, la performance sur le seul levier achat est donc mesurée et suivie de près chez Total.

Autres enjeux importants : la mise en place d'une organisation centrale master data qui s'est vite imposée et a permis de remettre au centre le rôle des données achats.

"En tant que fonction support nous sommes porteurs de la transformation, acteurs de la simplification de nos process. Nous avons la responsabilité de lancer des projets d'envergure mondiale donc il nous faut toujours viser la transversalité et l'harmonisation pour pouvoir à chaque fois que c'est possible proposer des solutions efficientes", conclut Eric Bozec.


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