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Du papier au digital : quid de l'archivage ?

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La dématérialisation était l'un des sujets centraux du salon Documation. Mais qu'en est-il de l'archivage ? Comment passer d'un archivage papier à un archivage électronique ? C'est la question à laquelle a répondu Novarchive, acteur de l'archivage, lors d'une conférence.

Du papier au digital : quid de l'archivage ?

La dématérialisation avance de manière inexorable dans les entreprises. Mais quid de l'archivage ? Comment réussir à passer d'un archivage papier à un archivage électronique ? "Il y a de nombreux freins à lever : la multiplicité des documents à gérer, l'hétérogénéité des pratiques entre les différents services mais aussi des différents clients et fournisseurs, la sécurité ou encore la possibilité de lire les documents dans le temps...", énumère Olivier Llopiz, directeur commercial Ile-de-France de Novarchive, un acteur de l'archivage qui a organisé un atelier sur le thème de l'archivage électronique lors du salon Documation.

Adopter un référentiel immuable

Étant donnée l'hétérogénéité des pratiques, les entreprises doivent mixer un archivage papier et un archivage électronique. Ce qui n'est pas toujours simple. "La politique d'archivage doit être la même selon les supports. Les référentiels doivent être les mêmes", insiste Cécile Yon, archiviste expert chez Novarchive.

Cette définition du référentiel est la première étape d'une bonne politique d'archivage. "Définir la typologie et la famille de chaque document est une étape primordiale pour bien aiguiller les documents et facilement les retrouver ensuite", note Olivier Llopiz.

Attention aux normes du Système d'archivage électronique (SAE) adopté

Le choix du Système d'archivage électronique (SAE), qui va gérer les documents, doit se faire avec précaution. Et répondre à différentes normes. En premier lieu, la pérennité : le document doit rester lisible, quel que soit le temps durant lequel il est stocké. Autre norme, la sécurité : "Aucune personne ne doit avoir accès aux documents archivés sans en avoir le droit, souligne Cécile Yon. Il faut donc bien prédéfinir les droits utilisateurs car le portail est commun mais tous le monde n'a pas accès aux mêmes données."

La traçabilité est également essentielle afin de garantir une trace de toutes les opérations effectuées. Dernier paramètre important : l'exhaustivité."La liste des documents conservée doit être identique à celles des documents déposés", précise Cécile Yon.


Conduite du changement

Un tel projet est surtout un projet de conduite de changement. Cécile Yon conseille d'organiser des réunions en amont du projet afin de faire part des grands axes. "Même auprès des services apparemment non impliqués. Ils peuvent être à leur tour rapidement impactés et confrontés au nouveaux outils", conseille l'archiviste.

Bien menés de tels projets peuvent être opérationnels en quelques mois. "Cela dépend des besoins et de la taille des services", nuance Cécile Yon.


Taxis G7 fait migrer son archivage vers le digital

Avec 7600 chauffeurs et 15 millions de courses par an, Taxis G7 stocke beaucoup de données. Et le nombre de documents continuait d'augmenter. La société profite d'un déménagement pour mettre en place un projet d'archivage électronique. Novarchive commence par réaliser un audit des processus d'archivage. "Nous avons interviewé des collaborateurs afin de comprendre les modes de production des documents et leur utilisation", rapporte Cécile Yon. Un tableau de gestion des documents est ensuite élaboré : combien de temps chaque document doit être conservé ? format de chaque document à conserver ? valeur de chaque document ?...

Les archives papiers existantes sont séparées en deux catégories : les dossiers beaucoup utilisés sont directement intégrés au système d'archivage électronique (SAE) ; ceux peu consultés ou anciens restent archivés sous format papier (mais chez Novarchive) et sont numérisés au fil de l'eau (principe du Scan on demand). Et tous les nouveaux documents, désormais électroniquement natifs, intègre le SAE selon la nomenclature préalablement définie.

Le projet a été implémenté en un trimestre, depuis l'audit à la numérisation.