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La digitalisation des achats - enjeux, bonnes pratiques et référentiel des solutions

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La digitalisation permet, selon Bertrand Gabriel, directeur d'Acxias - qui vient de publier un livre, "des gains de performance importants des équipes achats, une réduction drastique des achats sauvages, et une meilleure maîtrise des risques en lien avec une amélioration de la qualité".

La digitalisation des achats - enjeux, bonnes pratiques et référentiel des solutions

Acxias, cabinet de conseil spécialisé dans les achats, a récemment publié un ouvrage sur l'évolution de la fonction et son informatisation, intitulé "La digitalisation des achats - enjeux, bonnes pratiques et référentiel des solutions". Il est préfacé par Marc Sauvage, président du Cdaf, qui estime que "Cet ouvrage est incontestablement une référence en la matière. Rappel des enjeux, analyse du marché, présentation des acteurs et des solutions... : tout y est. Il deviendra très vite un outil indispensable pour réaliser les analyses pertinentes et prendre les bonnes décisions pour investir dans nos systèmes d'information achats 4.0 !"

Réalisé "dans l'objectif de valoriser le métier et de contribuer à sa montée en maturité", explique Bertrand Gabriel, directeur d'Acxias, cet ouvrage de 180 pages s'articule autour de quatre chapitres principaux que sont "Les enjeux des achats"; "La contribution des outils" ; "Le marché des solutions e-achats" et un "Baromètre Acxias des solutions e-achats". En plus d'une analyse des enjeux et des pratiques, des tableaux fonctionnels proposent un comparatif détaillé d'une trentaine d'offres, permettant d'identifier les outils les plus à même de répondre aux besoins spécifiques des directions achats et financières. L'ouvrage s'achève sur un annuaire des principaux éditeurs et solutions du marché, en France, incluant des fiches signalétiques détaillées (chiffres clés, positionnement, spécialités et points forts, contacts, etc.) pour les 21 éditeurs partenaires.

Rencontre avec Bertrand Gabriel:

Ce livre contient notamment un chapitre sur les enjeux des achats... Quel regard portez-vous aujourd'hui sur cette fonction et quels enjeux, sont, selon vous, le plus prégnants?

Bertrand Gabriel, directeur d'Acxias

La fonction achats a beaucoup évolué ces 10 dernières années, et de façon diverse et variée suivant les secteurs, les pays et les cultures et directions des entreprises. Néanmoins il nous semble possible de dégager certaines tendances de fond.

L'acheteur, communiquant et facilitateur de la collaboration interentreprises. En premier lieu, de par leur rôle, les achats sont au coeur d'un riche écosystème dans lequel interviennent toutes les fonctions de l'entreprise, et ses partenaires, les fournisseurs. Bien que la maîtrise des dépenses reste un axe fondamental de leurs actions au quotidien, les achats sont en position déterminante pour optimiser cet écosystème, faciliter les interactions et améliorer la collaboration entre les différentes parties prenantes afin de tendre vers un optimum global constitutif de l'entreprise étendue.

Les différentes études et analyses (et pas seulement dans le domaine des achats) démontrent que cette approche exploitant de façon optimale les forces conjointes des différents partenaires dans une approche collaborative intelligente et adaptative en continu permet de maximiser la création de valeur durable pour l'entreprise, et dans le respect de ses partenaires fournisseurs, sans le concours desquels toute entreprise ne peut exister.

La recherche persistante de la réduction des coûts s'inscrit plutôt dans une recherche d'optimum local interne à l'entreprise mais à court terme et instable car tendant vers la paupérisation des organisations et l'abaissement progressif de la qualité des produits et services des entreprises, qui perdent ainsi leurs forces de différenciation face à leurs concurrents, et se mettent, dans la durée, en danger.

L'acheteur, catalyseur de la transformation. En deuxième lieu, l'environnement dans lequel la plupart des entreprises évoluent est en mutation profonde et accélérée. La capacité d'adaptation des entreprises à ces mutations , voire l'anticipation de ces transformations, peut permettre un avantage concurrentiel décisif, ou à l'inverse conduire à une inadaptation progressive de l'entreprise à ses marchés. La transformation est l'affaire de toutes les directions, sous le moteur de la direction générale et commerciale-marketing ; mais la direction des achats, de par son ouverture naturelle vers ses fournisseurs et les marchés, est en position privilégiée pour identifier les nouvelles tendances, les innovations de produits, services ou d'approche dont son entreprise pourrait bénéficier pour appuyer voire réussir sa propre transformation.

Bénéficier de façon privilégiée (prime au premier entrant, co-développement ou exclusivité) des produits/services de ces fournisseurs dans un esprit entrepreneurial et de partenariat peut permettre une vraie différence dans la course à l'adaptation et à la confrontation avec de nouveaux entrants disrupteurs.

L'acheteur fer de lance de la digitalisation de l'entreprise. Enfin, parmi les mutations en cours, le digital joue un rôle de plus en plus important. Les acheteurs peuvent et doivent jouer un rôle essentiel dans la transformation digitale de leur organisation, en anticipant les évolutions du marché et en identifiant et introduisant les innovations les plus pertinentes au service de leurs clients internes, et, in fine, des clients de leur entreprise.

Afin de pouvoir jouer leur rôle efficacement, les acheteurs doivent eux-mêmes pouvoir s'appuyer sur un système d'information achats performant. Alors même que l'information constitue la matière première d'un acheteur, le système d'information achats est son outil stratégique pour identifier et qualifier de nouveaux fournisseurs à même d'accroître la valeur pour l'entreprise, mesurer et piloter la performance des fournisseurs en partenariat avec les clients internes, piloter les risques, déployer les contrats cadres et mettre les engagements de dépense sous contrôle... et surtout, amplifier le rôle stratégique des acheteurs en évitant de perdre inutilement un temps précieux passé sur des activités peu créatrices de valeur (intervenir dans les transactions, aller à la "chasse" à l'information, rapports, etc.).

Lire la suite en page 2 : Comment une entreprise peut-elle optimiser son système d'information achat, avec un coût raisonnable et dans les meilleurs délais ? / On parle aujourd'hui beaucoup de digitalisation des achats... mais elle se réduit souvent à la seule dématérialisation. Qu'entendez-vous exactement par digitalisation des achats?