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[Tribune] Mise en place d'une solution e-Achats : La responsabilité partagée des acteurs

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Un projet réussi est un projet dans lequel les différents acteurs ont apporté leurs expertises et assumé leurs responsabilités avant, pendant et après le projet. C'est une responsabilité partagée dans le sens où la défaillance de l'un va entraîner l'échec de tous.

[Tribune] Mise en place d'une solution e-Achats : La responsabilité partagée des acteurs

La mise a place d'une solution eAchats répond à des besoins et des enjeux stratégiques pour une société qui souhaite entre autre piloter ses dépenses et sa performance. C'est un processus séquentiel qui intègre différentes parties prenantes que sont les clients, les cabinets de conseils, les intégrateurs et les éditeurs de logiciels. Pour aboutir à un projet réussi, chacun de ces acteurs se doit d'assumer des responsabilités, que ce soit avant, pendant ou après le projet.

Pourtant, il n'est pas rare d'arriver souvent au même questionnement par chacune des parties : Le projet est-il viable ? A-t-il atteint et va-t-il atteindre les objectifs fixés ? Qu'aurions pu faire de mieux et que pouvons-nous faire pour améliorer l'existant ? Tant de questions qui révèlent souvent des peurs et des doutes, des incompréhensions, une méconnaissance de l'autre, du flou et des exigences auxquelles chacun ne s'était pas attendu ou tout simplement préparé.

Un projet de par sa définition est une projection vers l'avenir et de ce fait un des paramètres à gérer est l'imprévu : le risque. Cette gestion du risque passe par une responsabilisation des acteurs sur chacune des phases du projet. Quelles sont alors les responsabilités de chacun des acteurs avant, pendant et après le projet afin d'arriver aux objectifs définis et partagés ?

Les achats, les éditeurs et cabinets de conseils / intégrateurs

Les études empiriques et les recherches sur la fonction achats montrent que le métier d'acheteur est comprend une part d'analyses et d'utilisation de techniques permettant tout aussi bien de définir les stratégies achats que de négocier. De Vilfredo Pareto, avec la loi des 80-20 à Peter Kraljic, avec la matrice du portefeuille des dépenses, de la réglementation légale au code des marchés publics, les acheteurs et les opérationnels se doivent, dans le cadre de l'utilisation d'un outil informatique, de pouvoir appliquer ces techniques achats dans le respect des normes et des règles.

Les éditeurs de logiciels et leurs équipes, souvent orientés technologies, ont du mal à comprendre les besoins métier de la fonction achat, qui plus est différents selon le secteur d'activité. Il en va de même pour la fonction achat qui, jusqu'à il n'y a pas longtemps, avait une méconnaissance des offres des éditeurs, tout aussi variées en termes de modules fonctionnels que d'architectures techniques. Les uns parlaient métier quand les autres répondaient fonctionnalités au détriment des processus métier achats. Les éditeurs se doivent de proposer et supporter des solutions répondant aux attentes des clients. Aujourd'hui la maturité montante des uns et des autres permettent une meilleure compréhension des enjeux de chacun, mais ce n'est pas une généralité.

Les cabinets de conseils et les intégrateurs sont alors devenus les interprètes et intermédiaires grâce à leurs expertises et connaissances des processus achats et des solutions e-Achats. La fonction achats prenant une part de plus en plus importante, ils se sont spécialisés pour accompagner les clients dans la construction de leurs stratégies et politiques achats, la sélection des solutions les mieux adaptées à leur projet d'entreprise, l'implémentation et le suivi du projet ainsi que la conduite du changement.

Lire la suite en page 2: Une solution achat pour un projet d'entreprise - Une solution déployée mais surtout utilisée