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(Tribune) Pour une gestion irréprochable de la conformité fournisseurs

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En cas de travail dissimulé, un donneur d'ordres est solidairement responsable de ses fournisseurs. Chaque entreprise a tout intérêt à bien gérer sa conformité fournisseurs en amont et à veiller au respect de ses obligations de vigilance et de diligence prévues par la loi. Mais comment bien faire ?

(Tribune) Pour une gestion irréprochable de la conformité fournisseurs

En cas de travail dissimulé, un donneur d'ordres est solidairement responsable de ses fournisseurs et voit peser sur lui des obligations de vigilance et de diligence. Nouvelle épée de Damoclès créée par le ministère du Travail, la "liste noire" publique des entreprises condamnées encourage plus que jamais les donneurs d'ordres à une gestion irréprochable de leur conformité fournisseurs.

Le travail dissimulé reste de grande ampleur malgré la note plus que salée pour les entreprises épinglées : peine de prison jusqu'à trois ans pour le dirigeant fautif, amende pouvant atteindre 250 000 euros, redressement, dissolution de la personne morale, exclusion des marchés publics, etc. Sans compter le risque d'image qui pèsera encore longtemps sur l'entreprise condamnée. Pour éviter de se retrouver confronté à une telle situation, une règle d'or est à adopter pour les donneurs d'ordres : la prévention.

Connaître et identifier les pièges pour mieux les éviter

Encore aujourd'hui, des entreprises doivent répondre à des accusations liées à du travail dissimulé chez l'un de leurs fournisseurs. Autant alors apprendre à reconnaître les pièges pour mieux les éviter.

D'abord, une surveillance approximative des fournisseurs peut s'avérer fatale. De nombreuses sociétés concentrent ainsi leurs efforts sur leurs "gros fournisseurs", dont le montant de commande excède 25 000 €. Or, le risque se situe bien souvent dans les petites missions. Il s'agit donc d'être tout particulièrement vigilant à l'égard des TPE / PME et des jeunes sociétés.

Ensuite, il ne faut pas confondre donneur d'ordres et partie à un contrat de vente. Rien ne sert donc de surveiller son fournisseur de matières premières, par exemple. Par ailleurs, l'obligation de vigilance, contraignante, est bien souvent confiée aux seuls acheteurs, alors que c'est un sujet transverse. Impliquons plutôt toutes les parties !

Enfin, faire supporter le coût de ce pilotage aux fournisseurs n'est pas judicieux. L'objectif est de piloter les fournisseurs à risques, alors mieux vaut favoriser les bons échanges et le dialogue plutôt que de leur ajouter des contraintes et des charges a priori rébarbatives.

Identifier, cartographier, communiquer

Si éviter les erreurs est un premier pas indispensable, reste à adopter les bonnes pratiques pour gérer efficacement sa conformité fournisseurs.

Et cela commence par bien déterminer et qualifier le panel des fournisseurs concernés : informations administratives, territorialité des prestations, nature des commandes, etc. N'hésitons pas également à établir une cartographie des risques identifiant les priorités en termes de contrôles, et en particulier pour les secteurs à risques comme le bâtiment et les travaux publics. En outre, l'obligation réglementaire reposant exclusivement sur eux, les donneurs d'ordres ont tout intérêt à mettre à jour leurs clauses contractuelles précisant l'ensemble des pièces exigées, la fréquence de mise à jour et le mode de remise.

Communiquer est une autre clé essentielle. Non seulement avec les fournisseurs, mais aussi (pour ne pas dire surtout) en interne avec la direction et les équipes opérationnelles, en contact direct avec les fournisseurs. N'oublions pas les actionnaires, puisque la politique de conformité et la maîtrise des risques constituent aujourd'hui de réels enjeux stratégiques pour l'entreprise. Enfin, cerise sur le gâteau, la mise en place d'outils de pilotage dédiés représente un dernier élément de réussite. Ils permettent de maîtriser et de rationaliser non seulement les process, mais surtout les ressources et le temps consacrés. Ces plateformes de mutualisation et de contrôle automatisé des pièces assurent ainsi une gestion parfaitement accordée des diverses obligations réglementaires pour une conformité fournisseurs sans fausses notes.

Pour en savoir plus, voir l'étude "Les risques liés au travail dissimulé : comment gérer la conformité de vos fournisseurs" (en téléchargement gratuit).

Par Emmanuel Poidevin, fondateur d'e-Attestations.com et expert auprès de la Commission européenne