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Les 6 clés pour cartographier ses achats

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Comment collecter les informations achats? Et comment les interpréter pour communiquer efficacement auprès de ses clients internes et de sa hiérarchie? Réponses avec un webinar réalisé par le cabinet Buy Made Easy (BME) consacré à la cartographie des achats.

Les 6 clés pour cartographier ses achats

"Comment collecter les informations achats? Et les interpréter pour communiquer auprès des clients internes et de la hiérarchie?", s'interroge Olivier Audino, directeur général de Buy Made Easy (BME), cabinet de consultants en achats. "Effectuer ce travail de cartographie c'est aussi connaître votre niveau de maturité sur la visibilité de vos données". A ce titre, le cabinet vend une solution de logiciels e-achats baptisé "Sourcing Force".

Cette méthode de cartographie établie par BME se construit en 6 étapes : collecter les données brutes, cibler les interlocuteurs, actionner les sources adéquates pour avoir les bonnes informations, pour construire une vision simple des achats, segmenter les comptes fournisseurs afin de communiquer des informations claires auprès de sa hiérarchie. Une fois cette cartographie en place, l'étape suivante est de construire une véritable stratégie achats.

Organiser intelligemment l'information (ou la collecte des données brutes)

"Cette identification est importante car elle est un pivot nécessaire pour réinjecter des informations dans les ERP si besoin", précise Olivier Audino. Cette collecte d'informations consiste à établir les champs nécessaires pour la cartographie des achats sous la forme d'un fichier CSV ou Excel. L'organisation de ces informations passe par un classement d'après l'entité juridique jusqu'au numéro du fournisseur en passant par le statut comptable. "Il convient d'être vigilant sur certains fournisseurs qui peuvent avoir plusieurs noms ou activités", rappelle le dg de BME.



Cibler vos interlocuteurs

"Il est intéressant d'avoir un point d'entrée à la finance", détaille Olivier Audino. Et de soumettre le travail réalisé précédemment à la comptabilité financière. Par la suite, il s'agit de cibler ses interlocuteurs en différenciant les acheteurs des prescripteurs qui font le choix technique, des conseillers/experts qui valident les choix, des décideurs qui prennent la décision finale, des utilisateurs finaux et financiers qui règlent et comptabilisent les factures.

Actionner les sources adéquates pour les bonnes informations

Il s'agit de trouver les bonnes sources pour récupérer les bonnes informations. Tout commence avec les ERP. Ces derniers permettent d'avoir l'historique des achats, les prix unitaires, le volume et la fréquence des achats. Les approvisionnements sont également une bonne source d'information. Ces derniers peuvent bénéficier d'un département dédié avec des outils en propre. Enfin, les ventes et le service marketing, sont aptes à fournir des élément sur le marché cible et les concurrents. De son côté, la production fournira des informations sur les produits, les quantités et les provisions. "Il faut aller voir les directeurs d'usines", prévient Olivier Audino. Enfin, les fournisseurs sont également une bonne source d'information. "Le but est d'obtenir est d'obtenir une cartographie personnalisé" .

Construire un référentiel achats

Le référentiel achats est un document très spécifique à chaque entreprise. Construire un référentiel achat peut se traduire par la classification de ces derniers en fonction des critères suivants : achats directs/indirects, catégorie, puis sous-catégorie, segment et sous-segment. Il faut que ce référentiel corresponde avec les bases de données précédentes.

Segmenter les comptes fournisseurs

"C'est un travail fastidieux", pour Olivier Audino. "A chaque nouvelle entrée d'un fournisseur, imposez votre segmentation. Sinon, dans un an tout sera à refaire", prévient Olivier Audino.

Communiquer des informations claires

"Vos directions n'ont aucune idée de vos dépenses en interne", explique le dg de BME. Rien de tel que des graphiques et des diagrammes pour illustrer graphiquement des données chiffrées.