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[Tribune] Comment gérer juridiquement un litige fournisseur?

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Délai de livraison, pénalités de retard, conditions de paiement et qualité de service sont autant de raisons pouvant entraîner un litige. Voici trois solutions juridiquement viables qui s'offrent à l'acheteur pour résoudre de potentiels conflits.

[Tribune] Comment gérer juridiquement un litige fournisseur?

1- Les options extrajudiciaires

La solution à l'amiable est la première option extrajudiciaire à disposition de l'acheteur. Elle consiste à désamorcer le litige, afin d'éviter toute assignation en justice. En effet, dans de nombreux cas, les conflits peuvent provenir d'une mauvaise interprétation contractuelle liée à des zones d'ombres ou d'une faute partagée. Réunir autour de la table des discussions les différents acteurs internes et externes est la solution la plus constructive de prime abord.

Surtout si on anticipe que la faute se trouve du côté du client. Dans ce cas, l'acheteur devra trouver une solution à l'amiable en accord avec le service juridique, afin de déboucher sur un accord commun. Redéfinir les clauses du contrat avec le fournisseur afin d'éviter un deuxième litige du même ordre est également une bonne piste. Il peut aussi s'avérer indispensable d'intégrer aux discussions certains arguments comme la nature de la relation professionnelle et l'historique des projets réalisés.

La deuxième solution extrajudiciaire pour résoudre un litige consiste à faire appel à la médiation. Une médiation individuelle, collective ou de branche peut être une solution efficace à l'amiable via un intervenant externe, afin de sortir d'une crise qui ne trouve pas de solution en interne et représente pourtant un enjeu stratégique. Souvent, la médiation est efficace pour éviter toute assignation en justice précipitée. Ce mode amiable de règlement des litiges par un tiers apporte une solution "gagnant-gagnant". La neutralité et l'impartialité du médiateur donnent un réel recul sur la situation et améliorent la communication entre les représentants des sociétés, services ou collaborateurs concernés. Sa connaissance des conflits encadre en effet la résolution du litige.

2- L'arbitrage

Lorsque le conflit passe en juridiction, deux options se présentent à l'acheteur. La première étant l'arbitrage. Le litige existant entre les parties adverses est alors traité par le tribunal arbitral, qui permet de ne pas solliciter les tribunaux de l'État. Le différend est ainsi confié par les opposants à un, voire plusieurs arbitres, sans possibilité de revenir sur leurs décisions une fois l'attribution faite. L'arbitre constitue donc un véritable juge à même de s'imposer aux plaideurs.

3- Le contentieux

La deuxième solution judiciaire, qui est le contentieux, est applicable en cas d'échec de la mise en place d'une sentence arbitrale ou en cas de litige plus important. Le premier réflexe à adopter dans ce cas est de solliciter l'aide du service juridique. Il sera demandé à l'acheteur l'ensemble des engagements écrits, e-mails, lettres postales et bien entendu les différents contrats, afin de constituer le socle juridique en cas d'assignation.

Le litige découlera souvent du non-respect des engagements pris, d'où la nécessité d'être aidé par un juriste d'entreprise lors de la rédaction des pièces écrites pour bien définir les engagements et éviter toute zone d'ombre sujette à discussion. Le service juridique doit être un véritable réflexe pour l'acheteur, qui devra savoir s'entourer avant, lors de la rédaction des pièces juridiques (contrat, etc.), pendant, lors du règlement du litige et après, en cas de rupture ou prolongation de la relation avec le fournisseur.

Comme nous avons pu le voir au travers des solutions énoncées, il est important de ne jamais minimiser un litige et d'être toujours accompagné du service juridique ou d'un juriste, peu importe votre connaissance du sujet. Car, en effet, un litige est aussi un moyen efficace de transformer au sein de votre département achats une faiblesse organisationnelle, procédurière ou contractuelle, en une force.

>> Pour aller plus loin, consultez l'article "Gérer ses litiges clients grâce à la dématérialisation".

Par Olivier Wajnsztok, directeur associé du cabinet ­AgileBuyer, ­spécialisé dans les équipiers achats, le conseil stratégique et le coaching d'acheteurs.