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Achats d'intérim: chantier RH au sein de Bouygues Construction

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A l'occasion de la conférence sur les achats indirects, organisée par Crop and Co et Acxias et en partenariat avec Décision Achats, Yann Le Coniac, DRH au sein de Bouygues Construction, est venu expliquer comment, en douze mois, le processus des achats d'intérim avait été mis sous contrôle.

Achats d'intérim: chantier RH au sein de Bouygues Construction

En France, le volume des achats d'intérim représente pour Bouygues Construction (BYCN) entre 120 et 180 millions d'euros par an, soit environ 4000 ETP.

Cadre légal partiellement connu et insuffisamment respecté, non fiabilité des informations économiques et qualitatives, multiples saisies et contrôles documentaires pour un même intérimaire ou encore process de facturation pas optimale, la situation de départ pointait de nombreuses marges d'amélioration pour mettre le processus achat sous contrôle.

Simplifier l'échange d'informations

La DRH s'est fixée plusieurs objectifs. Tout d'abord offrir à Bouygues Construction les moyens de piloter la main d'oeuvre intérimaire (importante, entre 10 et 20%) et d'être irréprochable (respect du cadre légal) dans sa gestion de l'intérim. Définir également un processus intérim, donc un cadre, pour ainsi mieux le maîtriser en harmonisant, simplifiant et allégeant les procédures administratives de gestion de l'intérim.

L'objectif était également d'être en mesure de proposer une solution informatique unique, avec des tableaux de bord, pour optimiser et faciliter la gestion et le suivi des dossiers. Le but principal de la démarche étant de simplifier l'échange d'informations entre l'ensemble des acteurs du processus (entreprises de travail temporaire et les directions concernées) et de partager avec les professionnels du travail temporaire un "dossier intérimaire".

L'étude des besoins

De novembre 2011 à mars 2012, un important travail d'analyse des processus d'intérim existants et les attentes a été réalisé au sein de BYCN. 150 collaborateurs ont été interrogés (opérationnels, DSI, RH, achats, QSE) ainsi que 30 entreprises de travail temporaire (ETT) et des cahiers des charges techniques et fonctionnels ont été réalisés.

De janvier à juin 2012, l'étude des solutions a abouti sur le choix de l'éditeur : le cabinet de conseil Directs Skills. "Un vrai choix de stratégie pour BYCN : la reprise des données et du processus au travers d'une solution de gestion BAPS-intérim."

La solution retenue permet à BYCN de formaliser, codifier et paramétrer ses règles de fonctionnement avec ses partenaires : contrats cadres, qualifications, rubriques de paie, gestion/délégation,..."Celles-ci s'imposent sans risques d'interprétations ou d'erreurs de la part des opérationnels BYCN et des agences TT", pointe Yann Le Coniac.

Les clés de la réussite

Déployé en 12 mois, si le projet s'est heurté à quelques réfractaires au changement, le bilan est plutôt positif : cadre légal sous contrôle, processus structuré et structurant (mises à jour internes et chez les partenaires), conditions achats négociées et strictement respectées (l'outil permet d'avoir une visibilité sur la marge exacte des ETT), plus aucune rupture dans le processus informatique de la demande à la pré-facturation.

Quid du ROI ? "Entre 1 à 3% du volume acheté ", indique le DRH, sans parler des gains non négligeables en termes de traitement administratif.

Les clés de la réussite d'un tel projet ? La décision a été prise par la direction générale sur proposition de la DRH de BYCN ; il s'agit d'un processus unique à toutes les filiales de BYCN ; choix d'une architecture informatique en mode SaaS et une bonne coordination entre DSI interne et éditeur et enfin un pilotage du projet en phase "build" et en phase "run", mettant en exergue les bons et mauvais fonctionnements tant internes qu'externes.