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Le futur du travel management, c'est maintenant

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Gestion de la data, hébergements alternatifs, avènement de la blockchain... le digital touche aussi le métier de travel manager. Alors, quelles sont les (nouvelles) bonnes pratiques à adopter? Voici les enjeux décryptés lors de la matinée organisée par Travel On Move, avec le soutien de GBTA France.

Le futur du travel management, c'est maintenant

1. Localisation: l'enjeu réglementaire

Quelles limites à la localisation des collaborateurs? Entre l'adoption du règlement européen sur la protection des données (RGPD) et celle de la loi pour une République numérique, 2016 a amené son lot de nouveautés en matière juridique. Emmanuel Walle, avocat et directeur du département droit du travail numérique au sein du cabinet Alain Bensoussan, revient sur les impacts du digital et des technologies émergentes sur les travel managers, tiraillés entre leur obligation d'assistance au voyageur et le risque d'atteinte à la vie privée de ces derniers. La localisation durant les voyages d'affaires, notamment, est au coeur des nouvelles dispositions. "L'obligation de sécurité des entreprises, qui est une obligation de résultat et engage leur responsabilité en cas d'accident dans le cadre du voyage d'affaires, s'est assouplie" note Emmanuel Walle. Ce qui compte désormais, aux yeux des juges, est la notion de période de travail effectif. En effet, la jurisprudence prévoit des poches de vie privée résiduelle dans les périodes de travail effectif (sorte de "vie privée professionnelle"), périodes pendant lesquelles la traçabilité ne peut avoir cours. Il n'existe pas d'interdiction de principe pour la géolocalisation, à condition de respecter certains critères: le salarié, lorsqu'il le souhaite, doit pouvoir déconnecter matériellement (bouton on/off sur une appli ou un GPS par exemple).

La collecte de données personnelles sur ses salariés fait quant à elle l'objet d'une interdiction de principe du RGPD. Le règlement européen, qui doit entrer en application dans chaque État membre courant 2018, impose l'intégration d'un DPO (data protection officer) dans chaque entreprise qui pratique des traitements à grande échelle de suivi régulier et systématique des personnes ou de données sensibles. Son rôle est de s'assurer que la donnée sur le salarié est récoltée de manière adéquate, pertinente (mission diplomatique, données sensibles en jeu...) et limitée. Les outils de traçabilité doivent être légitimes et ne pas engendrer un contrôle permanent. Le dispositif de suivi doit également être proportionné au vu de l'autonomie du voyageur et de la nature de son métier. Il est également obligatoire de prévoir une disposition pour éteindre les données collectées (personnes parties ou qui ne répondent plus à un besoin contractuel).

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