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Réunir l'ensemble des interlocuteurs de l'écosystème de l'entreprise autour de la problématique des voyages et réunions d'affaires"

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Le 17 novembre, de 9 à 18 heures, HRS organise son premier Corporate Travel Forum qui réunira, autour de nombreuses conférences, tout l'écosystème de l'entreprise autour des travel managers.

Réunir l'ensemble des interlocuteurs de l'écosystème de l'entreprise autour de la problématique des voyages et réunions d'affaires'

HRS organise un Corporate Travel Forum à Paris, le 17 novembre afin de "créer une place de rencontre unique et de rassembler pour la première fois l'ensemble des interlocuteurs de l'écosystème de l'entreprise autour de la problématique des voyages et réunions d'affaires", explique Carole Poillerat, Executive Director Corporate Travel Forum & Industry Relations de HRS Global Hotel Solutions."Le périmètre de responsabilité des déplacements professionnels des collaborateurs (individuels ou groupes) ne se limite pas à la direction des achats", précise-t-elle. "C'est un sujet d'intérêt pour de nombreux interlocuteurs dans l'entreprise : directions financière, audit, informatique, ressources humaines, sécurité, communication, sans oublier les voyageurs eux-mêmes. L'acheteur de déplacements professionnels est donc au centre d'un écosystème de plus en plus large dont il est le chef d'orchestre. Il doit animer au quotidien ce réseau d'interlocuteurs afin de développer une stratégie de gestion optimale de ces deux catégories d'achats (travel & meetings)".

Le CTF de Paris est le premier d'une grande série de rendez-vous destinés à rassembler l'ensemble des interlocuteurs de l'écosystème de l'entreprise autour de la problématique des voyages et réunions d'affaires. Dans un premier temps, HRS a prévu neuf CTF dans le monde : Shanghai, Tokyo, New York, Sao Paulo, Berlin, Paris, Londres, Milan et Varsovie. "Elles permettront aux clients et prospects internationaux de HRS de mieux appréhender l'ensemble des problématiques des déplacements professionnels dans chaque pays et de donner accès à leurs relais locaux à un contenu riche et une plateforme d'échanges exceptionnelle", commente Carole Poillerat. Le CTF de Paris ouvrira le bal.

Le programme

La journée, qui débutera à 9 heures pour s'achever à 18 heures, comprend plusieurs tables rondes et des ateliers "animés par des experts métiers de grands groupes (directions achats, travel, financière, RH, IT, sécurité, Mice) accompagnés de présidents d'organisations professionnelles et spécialistes reconnus", annonce HRS.

9h30 / 10h30 - Catégorie Voyages et Réunions d'affaires en 2017 : évolutions, tendances du marché et attentes des directions achats - Ces deux catégories d'achats recouvrent bien des surprises car elles évoluent en permanence : la chaîne de valeur se meut, les modèles économiques des acteurs sont très variés, de nouveaux fournisseurs pénètrent le marché. Il est clef pour l'acheteur d'avoir un éclairage régulier sur tous ces changements afin de construire et de faire évoluer sa stratégie d'achats. Parallèlement, à l'intérieur de l'entreprise, il en résulte de nombreux changements également : les interlocuteurs se multiplient, les indicateurs de performance varient, les attentes de la direction générale changent vis-à-vis des directions achats en particulier des achats indirects. Il est donc indispensable pour les entreprises et leurs prestataires de faire un point annuel sur leurs évolutions respectives afin d'aligner leurs objectifs et leurs modes de collaboration.

10h30 / 11 heures - Les clefs de la mise en place réussie d'une démarche de coût complet (TCO) - La démarche de coût complet est une méthodologie bien huilée quand il s'agit des coûts directs de l'entreprise. Elle commence à être appliquée aux achats indirects mais cela reste encore timide. Et pourtant, il est de plus en plus indispensable pour les entreprises d'identifier et de réduire leurs coûts cachés et d'avoir une approche d'optimisation des processus pour accroître la productivité des collaborateurs. Il sera clef de comprendre comment cette approche peut être appliquée à la catégorie "voyages et réunions d'affaires" et comment la valoriser auprès des directions achats et des directions financières.

11h30 / 12h15 - Trop de confusion dans les données : où est la vérité pour l'acheteur ? - Quoi de plus anxiogène pour l'acheteur que de préparer un rapport de dépenses ou construire un "business case" pour sa hiérarchie ou ses clients internes sans savoir quelles données utiliser ? Quoi de plus stressant que de devoir justifier des chiffres qu'on ne maîtrise pas complètement car leur origine est floue ? L'acheteur reçoit aujourd'hui une multitude de données de chacun de ses fournisseurs qui sont souvent hétérogènes, voire contradictoires. Or il ne sait souvent pas quelles données choisir, ni comment en vérifier la véracité ou la fiabilité ? L'acheteur doit trouver la source pertinente qui lui donnera une vue holistique sur sa dépense hôtel. Un retour d'expérience réussie et des experts en "big data" permettront de mieux comprendre quelles sources de données choisir pour mieux piloter sa dépense.

Ateliers au choix - 13h45 - 15 heures:

Atelier 1 - Réussir la convergence achat hôtel individuel & groupe : c'est possible ! - Ce sujet est arrivé en France il y a à peu près 7 ans et on n'a pas fini d'en débattre. Aujourd'hui la plupart des entreprises de grande taille ont compris la pertinence d'investiguer cette piste d'optimisation de dépense mais il reste encore beaucoup d'interrogations sur la structuration de la démarche et la mesure des résultats. La plus grande dépense commune entre les catégories "voyage d'affaires" et "réunions et événements" est la dépense hôtelière ; C'est pourquoi les entreprises commencent par vouloir rationaliser les coûts des hôtels en combinant leurs volumes "individuels" et "groupes". Un cas pratique vous aidera à mieux appréhender les différentes étapes de la démarche avec l'ensemble des parties prenantes autour de la table.

Atelier 2 - Paiement : comment choisir le moyen de paiement optimal et quelle équipe projet mettre en place ? - Prépayées, logées virtuelles ou de crédit, les cartes de paiement corporate ont chacune des avantages pour les entreprises. Mais toutes autant qu'elles sont, elles participent d'une même stratégie : l'optimisation des dépenses voyage. Le choix du mode de paiement des déplacements professionnels comme des autres dépenses de l'entreprise n'est pas souvent sous la responsabilité de l'acheteur voyage mais du département de la finance. Celui-ci qui connait parfaitement les processus de gestion des flux financiers de l'entreprise et de gestion de notes de frais mais n'est pas toujours affuté sur les modes de réservations voyages, ni sur les besoins des voyageurs d'affaires. Il s'impose donc une collaboration étroite ces deux fonctions clefs pour choisir les solutions optimales pour l'entreprise.

Atelier 3 - Sourcing programme Hôtel et yield management : complémentarité ou non-sens ? - Les tarifs linéaires accordés aux entreprises sont-ils toujours les meilleures alors que les hôtels modifient leurs grilles tarifaires jusqu'à plusieurs fois par jour ? Le processus d'appel d'offre annuel est un exercice chronophage et l'acheteur peut parfois avoir des doutes sur son efficacité et sa pertinence. Or, l'entreprise doit pouvoir piloter à la fois une demande de ses collaborateurs et contrôler ses dépenses. Le choix de la stratégie de sourcing du programme hôtel n'est donc pas toujours facile à faire et varie d'une entreprise à l'autre. Il n'y a pas de solution unique, mais des réponses à chaque problématique.

15h30 / 16 h 30 - Sûreté de vos collaborateurs: adoptez le mode projet et restez sous contrôle - Au-delà d'être une obligation légale des entreprises françaises, la protection des voyageurs est malheureusement un sujet de préoccupation quotidienne qui concerne les collaborateurs en déplacements professionnels à travers le monde. C'est un sujet complexe à appréhender qui requiert des compétences variées : techniques, juridiques, informatiques, expertises en sûreté, médicales, etc.. Il est donc indispensable pour l'acheteur de travailler en mode projet avec les interlocuteurs compétents qu'ils soient internes et chez des prestataires. Le suivi des collaborateurs qui prennent l'avion ou le train est un sujet quasiment maitrisé par tous aujourd'hui, alors que les réservations d'hôtels passent encore très souvent entre les mailles du filet. Nous examinerons comment les entreprises peuvent aujourd'hui mieux protéger leurs collaborateurs en améliorant le contrôle sur les réservations hôtelières.

16h30 / 17h30 - Vers une personnalisation inévitable pour ne pas perdre le contrôle des voyageurs : quelles solutions ? - Depuis l'arrivée de la Génération Y dans l'entreprise, on parle beaucoup de personnalisation des services, quels qu'ils soient, de BYOD (Bring Your Own Device), de "consumérisation". Ce sujet a fait également écho dans les catégories voyage et réunion d'affaires et l'acheteur a "subi" une multitude de fournisseurs proposant des services ou produits directement aux collaborateurs les adoptant rapidement. Il a donc vu les dépenses non contrôlées augmenter et une perte de confiance des collaborateurs vis-à-vis de sa valeur ajoutée, ces derniers se fournissant directement auprès des prestataires leur offrant plus de simplicité et de choix. Tout cela sans prendre en compte les besoins et les obligations des employeurs : contrôle de la dépense, protection des données, sécurité des collaborateurs. C'est alors que certains acheteurs ont réagi en collaborant avec les prestataires de choix leur permettant de continuer à offrir des services personnalisés aux collaborateurs tout en pilotant la dépense de l'entreprise . Il existe encore de nombreuses solutions et piste d'amélioration pour continuer cette route de la personnalisation.

17h30 / 18 heures - Acheteurs : les clefs pour devenir 4.0 ! - Il s'agit maintenant de constituer sa boîte à outils et de les sélectionner de façon pertinente pour continuer à naviguer sous contrôle dans cet océan mouvant qu'est l'industrie des déplacements professionnels. Il s'agira également d'amener de l'innovation dans l'entreprise afin de créer de la valeur pour l'ensemble des collaborateurs et ainsi occuper une place centrale dans ce nouvel écosystème interne et vous permettre d'influencer le marché des fournisseurs. La digitalisation des achats, les plateformes de sourcing et de mise en relation acheteurs/prestataires, la gestion des start-up innovantes ne peuvent plus vous être inconnues pour vous permettre d'améliorer votre propre productivité et valoriser votre rôle au sein de l'entreprise.

Informations pratiques:

Horaires: De 9 à 18 heures.

Lieu: Etoile Saint-Honoré - 21-25, rue de Balzac - 75008 Paris

Renseignements et inscriptions : cliquer ici