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[Tribune] Open booking, nouvelle mégatendance de gestion des voyages d'affaires

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Les réservations en dehors du circuit traditionnel explosent depuis quinze ans, au point que les " travel managers " peinent à maintenir leurs programmes conformes et à préserver l'intégrité des données. Eclairage d'Alexis Hartmann, VP Sales Southern Europe.

[Tribune] Open booking, nouvelle mégatendance de gestion des voyages d'affaires

Les professionnels de la technologie développent des solutions pour aider les entreprises à adopter les pratiques d'open booking ou tout du moins à s'en accommoder et à les encadrer dans les meilleures conditions. Pour que ces programmes fonctionnent, tout le monde doit jouer le jeu. L'utilisation des données en faveur de la sécurité des voyageurs, la gestion de la conformité et la négociation de tarifs avantageux avec les fournisseurs référencés en sont les principaux objectifs.

Les vecteurs d'adoption

Les hôteliers et compagnies aériennes versent des commissions aux agences de voyage en échange de nuits d'hôtel ou billets réservés via les systèmes des agences de voyage, comme Sabre ou Amadeus. Ils ont donc intérêt à privilégier la vente directe. Pour encourager les voyageurs à acheter sur leurs sites web, ils proposent de récompenser leur fidélité avec des prestations complémentaires.

L'économie du partage fait naître des alternatives séduisantes pour les voyageurs, comme Airbnb et Uber, qui sortent du périmètre des programmes de gestion des voyages.

Les sites de réservation grand public dépensent des millions pour soigner l'expérience utilisateur au travers d'une grande richesse de contenus, de recommandations personnalisées, d'avis et de procédures de réservation simplifiées.

Les attentes des consommateurs changent. Les digital natives en particulier supportent difficilement les contraintes et s'impatientent rapidement si les transactions manquent de fluidité et d'instantanéité.

L'innovation en marche

Les technologies d'analyse avancée des e-mails et de géolocalisation, le cloud computing et les API ouvertes peuvent régler nombre de problèmes de visibilité, de gestion des achats, de conformité aux règles et de gestion des risques, là où les initiatives des entreprises échouent depuis des années. Les entreprises n'adopteront peut-être pas inconditionnellement l'open booking, mais elles ne le considéreront plus comme un ennemi.

L'adoption de l'open booking

Il peut exister un programme de gestion des voyages en interne mais les salariés sont libres d'en sortir s'ils trouvent une offre plus avantageuse, ou plus à leur goût. Plusieurs solutions permettent à l'entreprise de récupérer les informations des réservations open booking pour les intégrer au programme afin que les managers aient toujours suffisamment de visibilité sur le contrôle des coûts.

L'approche de gamification du voyage

En utilisant des applis de réservation de voyage sur le modèle de la gamification comme RocketTrip ou TravelPerk, les salariés sont libres de réserver comme il leur chante et sont récompensés, ou intéressés sur les économies réalisées, quand ils parviennent à maîtriser les dépenses en deçà des limites prescrites par le programme.

C'est une bonne stratégie pour autoriser les salariés à profiter des prix avantageux pratiqués sur Airbnb ou à voyager en classe Premium Économie plutôt qu'en classe Affaires si possible.

La capture des données

Des applis d'agrégation pour les voyages permettent aux salariés de transférer leurs e-mails de confirmation de réservation open booking au système de gestion des dépenses, où les données sont capturées et intégrées à chaque note de frais. La clé est de miser sur la simplification. A cet égard, les fournisseurs de solutions de gestion des dépenses sont idéalement positionnés : à eux d'encourager les salariés à communiquer leurs informations d'open booking en contrepartie de la remise plus simple et rapide de leurs notes de frais en vue d'être remboursés.

Encadrer l'open booking

Il faut établir clairement le contexte où le recours à l'open booking est acceptable et déployer la technologie permettant de capturer les données open booking et d'éliminer les angles morts.

Etablissez les circonstances où il est acceptable de faire des réservations en dehors du programme, et élaborez la procédure à suivre : paiement avec la carte d'entreprise, transfert de l'e-mail de confirmation, permettant de capturer à coup sûr les données requises.

Il n'existe pas de solution simple applicable à tous, toutefois pour les entreprises de taille moyenne, ces technologies peuvent se substituer avantageusement à un programme de gestion de voyages, sans les commissions d'agence.

L'open booking n'est plus un ennemi à combattre. Les voyageurs l'ont compris il y a bien longtemps. Désormais, c'est au tour des entreprises de s'y mettre.

Par Alexis Hartmann, VP Sales Southern Europe