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Open-booking : la flexibilité de la politique voyage mise à l'épreuve

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Comment gérer les actes de réservation de prestations de mobilité indépendants alors que le modèle économique du travel-management repose sur la maîtrise de la data ? La question était au coeur d'un atelier organisé par l'AFTM lors du salon IFTM - Top Résa. Compte-rendu.

Open-booking : la flexibilité de la politique voyage mise à l'épreuve

" L'open-booking a toujours existé." L'affirmation de Marjorie Chauty en ouverture du second atelier métier proposé par l'AFTM, dont elle est membre du conseil administratif, sur le salon IFTM - Top Résa a rappelé aux acteurs du travel-management, nombreux à avoir fait le déplacement pour l'occasion, que la pratique de réserver des prestations de service en matière de mobilité professionnelle est plus vieille que son nouveau nom anglais ; plus vieille, même, que les politiques voyages...

Amplifié par la convergence de trois phénomènes : la révolution digitale, qui a démocratisé les canaux d'achats, l'uberisation du secteur du voyage, qui a mis en concurrence les acteurs historiques avec une multitude de nouveaux venus estampillés notamment " collaboratif " et la montée en puissance de la génération Y, plus encline à chercher l'alignement de ses pratiques personnelles et professionnelles, le phénomène a cependant explosé pour atteindre aujourd'hui une ampleur critique. Sans nier les avantages de l'open-booking, à commencer par le sentiment de liberté que procure à ses adeptes le fait de s'aventurer en quelque sorte hors du chemin balisé par l'entreprise, la formule représente en effet de nombreux dangers pour les TMC comme pour leurs fournisseurs.

Des dangers multiples

"Comment négocier avec les compagnies sans données exactes sur les dépenses ?"

En matière de sécurité d'abord, la problématique est de taille : comment veiller sur le salarié qui sort du cadre des fournisseurs privilégiés ? Sur le plan légal et éthique également, il s'agit de savoir comment éviter que l'entreprise ne se retrouve en tord par le biais de son collaborateur alors que les acteurs du collaboratif, massivement plébiscités par les adeptes de l'open-booking, ont parfois un modèle économique qui flirte avec l'illégalité ? C'est pourtant en matière de traçabilité que le défi est encore le plus grand. "Le paiement non centralisé met à mal le pilotage du budget" a résumé Marjorie Chauty. La cause ? "D'une dépense contrôlée a priori ; l'open booking fait basculer l'entreprise dans un mode de gestion à posteriori qui repose sur du reporting" a indiqué Julien Chambert, ex- directeur des ventes et conseil d'Avexia Voyages désormais directeur de CBT Conseil. Or, cette évolution n'est pas sans engendrer des dépenses additionnelles. Toujours selon lui, "on évalue entre 17 et 20 euros les coûts indirects de la gestion de note de frais". In fine, ce n'est rien de moins que le modèle économique actuel du travel-management qui est ainsi mis en danger par la pratique de l'open-booking. Une thèse que Julien Chambert a formulée sur un mode interrogatif : "Comment négocier avec les compagnies sans données exactes sur les dépenses ?"

Mettre l'open-booking sous contrôle

Pour mettre un point final à la fuite de la data, la mise sous contrôle de l'open-booking mobilise l'ensemble des acteurs du travel management. Côté éditeurs, KDS a ainsi développé le "Content Hub" : un outil permettant aux fournisseurs de prestations de voyages d'être répertoriés dans KDS Now, sa solution de voyage d'affaires "door-to-door" phare. Une opération qui s'effectue en quelques clics. Les travel-managers restent toujours maîtres de leur politique voyage puisque c'est à eux que revient la décision d'accepter ou non cet ajout. Concur a pour sa part profité de l'évènement Concur Fusion Exchange, qui s'est tenu en septembre dernier, pour annoncer trois nouveaux partenariats avec Capitain Train, City Bird et Business Table, tous nouveaux venus dans le domaine des prestations de mobilité.

En entreprise, la solution s'organise également. C'est le cas notamment chez Quiksilver. Avec une masse salariale de 28 ans en moyenne et une image de marque intrinsèquement liée à la liberté, l'équipementier semblait ne pas pouvoir échapper au problème de l'open-booking. Solution trouvée : les voyageurs d'affaires ont désormais le choix d'opter pour le prestataire de leur choix. Ils doivent néanmoins passer par l'agence de voyage maison. "La formule marche" a indiqué Xavier Quesnel Djedid, travel manager pour Quiksilver Europe.