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Captio révolutionne la gestion de notes de frais

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Alors que les acteurs du voyage d'affaires innovent pour simplifier les séjours des professionnels en déplacement et faire gagner du temps aux services du travel management, le nouvel arrivant Captio tente de se démarquer avec une offre singulière.

Captio révolutionne la gestion de notes de frais

A partir d'une simple photo prise par un smartphone, le spécialiste de la gestion de notes de frais Captio propose de changer la vie des collaborateurs en voyage et des entreprises. L'image d'un justificatif de paiements, de billets de train, d'avion, d'une facture d'hôtels, de restaurants peut être interprétée et intégrée de façon automatique, grâce à la technologie innovante déployée basée sur le système de reconnaissance optique OCR (Optical character recognition). Un superviseur reçoit alors toutes les notes de frais des collaborateurs en fonction de la classification de l'entreprise. Le prestataire Captio ensuite vérifie automatiquement que les dépenses respectent la politique de frais de l'entreprise. "Nous comptabilisons d'ores et déjà quelques 400 clients. Notre plateforme est intuitive, simple, facile à utiliser tant pour les utilisateurs finaux que pour les sociétés clientes. La multinationale espagnole Telefonica ou encore Mc Donald's figurent par exemple parmi nos clients. C'est une solution adaptée aussi bien pour les PME que les grandes entreprises", souligne Myriam Zanatta, responsable Communication de Captio France. L'application est disponible pour i0S, Android et Windows Phone, et permet de transmettre l' information dans le workflow de Captio.

Simplifier pour économiser

Une étude récente réalisée par la jeune société révèle que le montant de la fraude interne dans les entreprises européennes s'évalue à 53 772,87€ en moyenne par an et par entreprise en 2016, c'est-à-dire environ 700 euros par employé par an. L'enquête note que le fait de se faire rembourser des frais anciens est la fraude la plus répandue pour 33 % des entreprises. Il s'agit donc d'un sujet qui intéresse au premier plan les société soucieuses de veiller à l'optimisation de leurs dépenses indirectes. Parmi les motifs de satisfaction principaux des entreprises utilisatrices figure également la réduction du temps consacré à la gestion de ce type de notes de frais. "Au sein de notre organisation, le temps consacré chaque mois à la gestion de frais a diminué de 5 heures par employé", se réjouit Erik Lütken, Directeur financier chez SQM Iberian, une société cliente spécialiste de la nutrition végétale. Une réduction qui correspond à une baisse de 80 %. Outre ces avantages, Captio permet de valider ou refuser, de contrôler, d'archiver et d'optimiser les indemnités de déplacement des collaborateurs. L'application permet également d'importer les relevés bancaires des cartes affaires fournies aux salariés. Il s'agit donc d'une plateforme intéressante pour détecter la fraude et améliorer la gestion de la TVA, parfaitement compatible par ailleurs avec l'ERP des sociétés clientes.

Mathieu Neu