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Une seconde vie pour votre mobilier obsolète?

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Déménager est souvent l'occasion de repenser l'espace de travail de ses collaborateurs et de renouveler le mobilier. Le jour J, le transfert s'en trouve d'autant restreint en volume. Mais l'évacuation du site de départ peut s'avérer plus lourde.

Une seconde vie pour votre mobilier obsolète?

"La gestion du mobilier obsolète se prépare le plus en amont possible. D'ailleurs, certains fournisseurs de mobiliers prévoient, dès la fabrication de leurs produits, une filière de recyclage" , souligne Frédéric Miquel, directeur associé du groupe Amsycom. Allouer une seconde à son mobilier est un moyen de réduire le coût de vidage du site de départ. Et aussi de s'inscrire dans une démarche plu vertueuse.

Recyclez et économisez

"Commencez par faire un tour d'ensemble pour évaluer votre mobilier, indique Christophe Mottu, directeur associé au cabinet Asteria Conseils. Tout dépend ensuite de la valeur marchande, de l'état, de la typologie, et du nombre de pièces en votre possession." Mettre votre mobilier sur des sites d'enchères est une solution préconisée, particulièrement si vous disposez de pièces de marque ou en très bon état. Les modèles standards peuvent être distribués à des oeuvres caritatives, voire être repris par des entreprises solidaires, qui s'évertuent à allonger le cycle de vie des produits, ou des brokers. "Vous pouvez également organiser des ventes en conviant des clients ou des fournisseurs avec lesquels vous collaborez. En interne, le mobilier peut être réemployé par d'autres structures ou être proposé aux collaborateurs à des tarifs préférentiels", énumère Corinne Lecoeur, dirigeante du cabinet Clé Transfert. Autant de pratiques qui peuvent compenser la part de mobilier vouée à la destruction. Toutefois, cela implique d'avoir du temps pour assurer la gestion et la logistique des lots à évacuer. Les compétences de votre service et sa disponibilité sont à prendre en considération.

Faites appel à des professionnels

Pour se dédouaner de l'évacuation du site, il est tout à fait envisageable de demander une offre de reprise aux différents prestataires de mobilier de bureau consultés. Ne pas hésiter non plus à solliciter les déménageurs ou les cabinets d'ingénierie transfert qui ont l'habitude de prendre en charge le mobilier en fin de vie. Le groupe i2T a ainsi développé une filière de recyclage pour les plateaux de bureaux surdimensionnés. "Nous les envoyons en Italie où ils sont retravaillés puis redécoupés dans des dimensions qui collent davantage avec les attentes du marché, c'est-à-dire avec une longueur comprise entre 120 et 140 cm", confie Pierre-Antoine Thieulin, le président. Ce même cabinet réalise l'inventaire du mobilier de chacun de ses clients avant la phase de transfert. Puis ce catalogue est mis en ligne depuis une plateforme web dédiée, consultable par un réseau d'entreprises, d'associations ou de brokers. "Safran a ainsi pu recycler 3500 postes de travail sur l'année 2014 et économiser près de 850 000 euros (évacuation, chargement, destruction...)", illustre ainsi Pierre-Antoine Thieulin.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter l'article suivant: Le déménagement se veut plus global et plus vert.

Ne stockez plus...

Même si les archives numériques commencent à se démocratiser en France , "les archives papiers restent encore largement majoritaires (80-85%)", rapporte Malik Barchiche, responsable national transfert chez Les déménageurs bretons. Pour gagner en surface de travail et rationnaliser ses coûts, l'externalisation des archives courantes est un service de plus en prisé par les grands groupes. Les sociétés d'archivage proposent plusieurs formules selon la typologie des documents, leur valeur et leur durée légale de conservation. "Les archives papiers mortes, qui doivent être conservées pendant une durée légalement fixée, sont généralement stockées sur des cartons en palettes pour un coût annuel de l'ordre de 5 à 6 euros le mètre linéaire. Il faut plutôt compter aux alentours de 8 à 10 euros le mètre linéaire pour des archives papiers vivantes qui doivent être régulièrement consultées", résume Malik Barchiche.

Ensuite, il faut régler un forfait lors de chaque consultation pour l'extraction de l'archive, sa mise à disposition, sa réintégration, etc. Les versions électroniques sont facturées en giga ou en téraoctets. Avant de rédiger un contrat d'externalisation, portez une attention particulière au choix du prestataire afin de pouvoir envisager une collaboration sur le long terme. Privilégiez un partenaire titulaire de la marque NF Z 40-350 pour l'archivage papier, NF Z 42-013 pour l'archivage électronique. En complément, demandez à visiter les locaux du prestataire pour s'assurer de son sérieux.