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Repenser les espaces de travail selon les métiers

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Lors d'un déménagement, la réorganisation de l'espace de travail est l'une des tâches les plus périlleuses. Encore une fois, l'acheteur doit être un fin équilibriste pour ne pas décevoir les collaborateurs, tout en considérant la surface disponible et le budget.

Repenser les espaces de travail selon les métiers

Opérer un copier-coller de l'organisation des espaces de travail dans les nouveaux locaux est rarement envisageable, et peu pertinent, tant les architectures et les attentes peuvent être divergentes. "Si vous investissez des locaux plus petits, vous devez miser sur un mobilier esthétique et fonctionnel et, plus globalement, sur une organisation des espaces de travail optimisée pour ne pas léser les collaborateurs. L'espace de travail doit être au service de l'individu pour booster sa productivité", énonce en préambule Christophe Mottu, directeur associé au cabinet Asteria Conseils. Cela doit se ­traduire par une meilleure prise en compte des besoins.

"À présent, les directions s'évertuent à personnaliser les espaces d'après les prérogatives du métier et ne se focalisent plus uniquement sur la hiérarchie", ajoute Christophe Mottu. Le changement d'adresse est l'occasion adéquate de repenser les espaces de travail pour les rendre plus adaptés à l'activité de l'entreprise, à son organisation interne et au contexte économique. "Notre outil d'aide à la décision, Surfy, centralise toutes les données liées à la géolocalisation et aux inventaires et aide à la gestion des surfaces avec des cartographies thématiques", décrit Pouya Mohtacham, directeur stratégie et innovation. Son but: permettre la conception de scénarios pour faciliter les déménagements et réaménagements internes. S'en référer à un cabinet ­d'architectes, à un space planer ou à un prestataire spécialisé peut s'avérer opportun pour optimiser le confort des équipes.

Une ouverture plus mesurée

Les bureaux ouverts restent majoritaires mais leur taille a été revue à la baisse. "Préférez les benchs de quatre, qui restent encore conviviaux et favorisent la productivité", conseille Christophe Mottu. Concentrer ses efforts sur l'acoustique et le confort visuel permet de composer avec les inconvénients de l'open space. "Installer auprès de chaque bureau des panneaux acoustiques permet d'absorber le bruit. Isoler par des cloisonnettes, qui ont l'avantage de ne pas être fixées dans le sol, permet de gagner en intimité. Autour d'un photocopieur, d'un bureau ou afin de créer une zone d'échange informel, il est également possible de placer un smart corner, qui fait office de paravent acoustique, afin d'atténuer les nuisances", détaille Stéphanie Bricout, directrice marketing et communication chez Hoyez SAS. Parmi les ­solutions my­Openspace, comptez dès 180 € HT pour un ­panneau acoustique, à partir de 250 € HT pour une cloisonnette, dès 1 400 € HT pour un smart corner.

L'installation de "work box", dans laquelle un individu peut s'isoler pendant un court laps de temps, est préconisée pour préserver l'intimité. MyOpenspace vient ainsi de lancer le concept de la Cabane, une cabine téléphonique nouvelle ­génération. "Elle ­s'apparente à une cabane en tissu parfaitement isolée qui se prête tout particulièrement à une population nomade ou de passage", explique Stéphanie Bricout. Son prix? À partir de 2650 € HT.

Autre tendance: la diminution des espaces de rangement par collaborateur, liée à une démarche de réduction de la consommation et du stockage de papier. Il devient plus fréquent que les salariés nomades n'aient plus un bureau dédié mais aient accès à des bureaux partagés lors de leur passage. Et stockent leurs affaires personnelles dans un caisson consigné. De la même manière, "le partage des salles de réunion avec l'instauration d'un système de réservation se fait plus couramment", rapporte Éric Lehmann, responsable commercial du service déménagement d'entreprises du groupe Les Gentlemen du Déménagement.

Vive le blanc!

Concernant le mobilier, les couleurs claires sont en vogue pour assurer un confort visuel. "Les générations Y et Z en reviennent à des postes droits pourvus d'un plan de travail n'excédant pas 1m60 x 80cm, essentiellement de coloris blanc ou gris, et privilégient des assises qualitatives pour se prémunir des risques de troubles musculo-squelettiques", prévient Christophe Mottu. Les touches de couleurs se répartissent entre les assises, la moquette ou les panneaux acoustiques. À ce titre, myOpenspace a développé des panneaux acoustiques déhoussables (à partir de 72 € HT la housse). Pour coller aux attentes actuelles et futures, mieux vaut se tourner vers une gamme de mobilier assez restreinte et sélectionner des meubles qui peuvent répondre à plusieurs utilisations.

Avec la diminution de la profondeur du poste de travail, les écrans avec filtre ou de dernière génération sont à privilégier. Pour un confort accru, il peut être opportun d'opter pour un support à bras articulé, réglable en hauteur et de côté afin que le collaborateur puisse adapter la position de l'écran en fonction de sa tâche. Comptez entre 125 et 250 € HT par pièce.

Autre point à ne pas négliger: l'éclairage. Dans l'idéal, il doit être réglable et individuel. Les formats Led ont la cote. "Le mieux est d'installer des mats avec deux modes d'éclairage selon le moment de la journée", préconise Christophe Mottu. En bref, l'espace de travail doit être pensé par et pour le collaborateur afin d'être durablement efficient.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter l'article suivant: Déménagement: bien accompagner les salariés dans ce changement.