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Irstea a investi 400 000 euros dans une solution informatique qui ne répond pas à ses attentes

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La conférence organisée par IBM en ouverture du SIMI a viré à la confrontation entre le donneur d'ordre, Irstea, gestionnaire d'un parc immobilier, et ses prestataires. Au coeur du problème, une réalité souvent masquée: il n'y a pas de "solution miracle" aux problèmes d'optimisation des coûts.

Irstea a investi 400 000 euros dans une solution informatique qui ne répond pas à ses attentes

"Notre liste au Père Noël va devoir être revue à la baisse au vu des difficultés rencontrées". En ouverture du SIMI, le salon de l'immobilier d'entreprise qui a rassemblé la semaine dernière prestataires et donneurs d'ordre autour de la thématique de l'immobilier d'entreprise, Guillaume Pinget, directeur adjoint de la sécurité, du patrimoine et de l'environnement et responsable du pôle immobilier chez Irstea - un institut national de recherche - a fait état de son mécontentement relatif à la solution d'optimisation immobilière de IBM, Tririga, intégrée par Capgemini.

Nul doute que ce n'est pas le retour d'expérience auquel s'attendait IBM, organisateur de la conférence intitulée "Valorisation et performance du patrimoine : les enjeux, les gains, les outils", qui a réuni des représentants d'Irstea, client de la solution d'optimisation immobilière IBM, Tririga, et de Capgemini, intégrateur de cette dernière chez Irstea. Cette rencontre, qui aurait dû, selon le schéma convenu, être un simple échange de politesses entre partenaires économiques, a pris des airs de règlement de compte.

Optimiser les coûts

Ce qui a conduit Irstea à implémenter cette solution est pourtant un problème classique : gestionnaire d'un parc immobilier important en France métropolitaine, Irstea avait "des outils mais aucune pratique commune", a expliqué Guillaume Pinget, ainsi qu'un "mode de reporting propre à faire des constats, mais pas de prévisions". Conscient de ses lacunes, l'organisme public a alors cherché comment optimiser les pratiques pour réduire les disparités constatées dans les coûts de maintenance. Dans le cadre d'un plan d'action baptisé Optimo, Irstea a lancé un appel d'offres.

Premier obstacle : malgré un cahier des charges rédigé avec l'aide d'un prestataire, l'ensemble des candidatures ont été rejetées, car "irrégulières", l'appel d'offres étant trop fermé. Ce revers a inévitablement entraîné des retards dans le calendrier prévisionnel. Désireux tout de même d'analyser les propositions, Irstea a repêché les candidats et est rentré dans une phase de discussion. Au terme d'un processus de sélection, la solution d'IBM, Tririga s'est distinguée sur une promesse formulée par Laurent Schiopetto, de Capgemini : "C'est un outil extrêmement puissant mais facile à customiser". L'équation parfaite... en théorie.

"Nous ne parlons pas la même langue"

Le résultat ne semble pas avoir été à la hauteur. Parmi les griefs formulés par Irstea, il y a le fait que la solution perturbe la forme la plus visible du mode de fonctionnement de l'institut : son organigramme. Tririga est en effet paramétré pour reconnaître un nombre d'utilisateur limité, auquel il attribue un statut. En outre, il change - littéralement - la grammaire du métier en substituant certains mots à d'autres. "Il parle de pieds carrés alors que nos parlons en mètres carrés", a expliqué Guillaume Pinget, avant de généraliser à l'humain ce problème informatique, lié à l'import d'une solution lancée sur le marché américain. "Nous ne parlons pas la même langue, a-t-il lancé à l'attention de ses prestataires. Ce sont des informaticiens, nous sommes des gestionnaires immobiliers." Un constat d'autant plus amer que tout cela a un coût: 400 000 euros, a indiqué Guillaume Pinget. Ce chiffre n'est néanmoins pas le coût de la solution seule mais le coût global, qui prend en compte des dépenses annexes : rédaction du cahier de charge, service des prestataires, etc.

Laurent Schiopetto, de Capgemini, n'a pas hésité de son côté à mettre en cause la grande exigence de son client. "Les mauvaises surprises peuvent survenir des deux côtés", s'est-il-défendu.

Au-delà de cette affaire qu'il est impossible d'arbitrer en n'ayant pas connaissance de tous les éléments, une réalité, qui guette toute entreprise désireuse de s'engager dans une démarche d'optimisation des coûts de gestion immobilière : quelle que soit la solution informatique choisie, celle-ci risque, pour s'intégrer à l'écosystème concerné, d'en bousculer voire d'en casser les codes. Le prix à payer pour payer moins ?


Suite à la parution de cet article, Irstea a demandé un droit de réponse, que voici:

"La solution IBM, déployée par Capgemini, répondra aux besoins d'Irstea

Irstea est intervenu mercredi 3 décembre au SIMI à une conférence qu'IBM organisait sur la démarche de mise en place d'un outil de gestion du patrimoine. Le ton de l'article de Décision Achats est uniquement négatif et en décalage avec l'ensemble des propos échangés lors de cette conférence par Irstea et ses partenaires. Il s'agissait de faire un retour d'expérience, le plus transparent possible, sur le déroulement de notre projet depuis l'élaboration du cahier des charges et la procédure de marché, effectuée en toute légalité. L'avancée du projet et la qualité de notre collaboration avec IBM et Capgemini permettent de prévoir une satisfaction pleine sur l'outil attendu. Nous serons heureux de continuer à partager ce retour d'expérience positif avec tout intéressé. Vous pouvez nous contacter en cliquant ici."