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Choix du déménageur: le prix n'est pas le seul critère!

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Le déménagement est un poste qui ne doit pas être sous-estimé sur les plans financier et organisationnel. Il nécessite une pointe de pratique, un soupçon de méthode et une bonne dose d'anticipation. À défaut, la réussite des opérations peut être largement compromise...

Choix du déménageur: le prix n'est pas le seul critère!

Finalité du projet, le déménagement ne laisse aucune place à l'à-peu-près. "Dernier maillon de la chaîne, le transfert physique ne représente pas plus de 8-10% du budget global. Attention cependant à ne pas sous-estimer cette dépense, en faisant l'impasse sur toutes les options, au risque de prendre un risque social en attisant le mécontentement des salariés", prévient Jérôme Jaman, gérant de D-Max. Il exige une préparation et une organisation sans faille pour anticiper les aléas pouvant altérer le bon déroulement des ­opérations. D'où la nécessité de délimiter très en amont le projet et d'en informer ses troupes.

À ce titre, la nomination d'un manager relais dans chaque service de ­l'entreprise est préconisée pour communiquer sur les décisions prises par la direction. Mais aussi pour récolter toutes les informations utiles sur le fonctionnement et les ­prérogatives des équipes. Tous ces éléments sont à prendre en considération lors de la rédaction du cahier des charges, et notamment pour définir un planning d'intervention qui ne perturbe pas, ou le moins possible, l'activité générale.

Une sélection mé-tho-di-que

Étape cruciale, la rédaction du cahier des charges exige d'être très méthodique pour permettre aux déménageurs potentiels de se familiariser avec le projet. Clair et précis, ce document vise à décrire le transfert, le site d'arrivée et de départ, les contraintes associées liées à l'entreprise ou aux bâtiments, le ­planning envisagé, le délai imparti pour réaliser le transfert et le niveau de prestations attendu. "Le cahier des charges doit être rédigé à minima huit semaines avant le transfert pour se laisser du temps pour analyser les offres et préparer le déménagement", prévient Nathalie Ledemé Pütz, responsable commerciale et communication chez Gamblin. Le volume à déménager doit y être indiqué afin que les répondants puissent estimer les moyens logistiques et humains appropriés. Chronophage, la réalisation de l'inventaire peut être confiée à un prestataire spécialisé. "Détaillez au maximum la volumétrie, sa typologie (archives, documents, mobilier, etc.), son origine et sa destination", conseille Kevin Manchon, directeur général de Démépool. Chaque répondant doit être invité à décrire son entreprise, la méthodologie employée pour réaliser le déménagement, le planning prévisionnel et à fournir la liste de son personnel permanent pour s'assurer de sa capacité à traiter l'opération.

"Vérifiez son inscription au registre du commerce et des sociétés et au registre des ­transporteurs routiers", ajoute Marie-Christine Bouvier, présidente de l'Agence française du déménagement d'entreprises (AFDE) et directrice générale de Partner. En complément, peuvent être joints au dossier de réponse une attestation de capacité à la profession délivrée par le ministère des Transports, un justificatif du respect des obligations fiscales et sociales, les attestations d'assurances professionnelles qualifiant la nature et l'étendue des limites de garanties, et éventuellement, la garantie financière de l'entreprise. Enfin, les normes détenues par le déménageur peuvent aussi servir d'indicateur, et notamment la norme Iso 14001 relative au management environnemental. "C'est un gage de la qualité de travail du prestataire à condition que l'organisme qui assure la délivrance soit titulaire de l'agrément national", prévient Kevin Manchon.

Bien sécuriser son transfert

Quelques mesures peuvent être mises en place pour que le transfert se déroule dans des conditions acceptables.

- Rédiger un plan de prévention: ne pas omettre d'y mentionner les éventuelles zones à risque, les accès à privilégier, etc.

- Prévoir des astreintes au niveau des ascenseurs.

- Opter pour un étiquetage clair, lisible et conforme aux plans d'implantation définitifs: doivent obligatoirement figurer sur chaque carton et mobilier le nom, le prénom et la destination finale du propriétaire. Miser sur un étiquetage coloré, à raison par exemple d'une couleur par étage ou par service, facilite la lecture et limite les erreurs d'interprétation.

- Éviter la présence de tout collaborateur le jour du déménagement.

- Sécuriser l'accès au site le jour J: nommer un gardien pour assurer le filtrage de l'entrée et de la sortie des bâtiments pour se prémunir des risques de vols ou de dégradations intentionnelles. À ce titre, exigez que les déménageurs portent la tenue fournie par leur employeur.