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Manager ses achats en quelques clics

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Les nouveaux usages liés à la mobilité dans l'entreprise transforment en profondeur la fonction achats, qui peut se recentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Manager ses achats en quelques clics

"Aujourd'hui, un acheteur peut passer 50 à 70% de son temps en tâches administratives pour contrôler des demandes d'achats ou des bons de commande, gérer des litiges administratifs qui l'empêchent d'aller au contact de ses fournisseurs autant qu'il le faudrait", rappelle Franck Le Tendre, directeur général de SynerTrade, éditeur de solutions e-achats qui a commercialisé sa première application en 2012. La société Coupa Software s'est, quant à elle, lancée dans l'aventure mobile dès 2008. Parce que les acheteurs, à l'instar d'autres fonctions, souhaitent désormais pouvoir traiter la quasi-totalité de leurs activités via leurs outils mobiles, l'exécution des tâches effectuées en situation de mobilité croît à un rythme de 5 à 10% par an. Chez Coupa Software, 70 % des approbations sont réalisées aujourd'hui en mobilité.

Les solutions proposées par les acteurs e-achats ont évolué avec le temps pour s'adapter aux besoins réels des acheteurs. L'éditeur de solutions achats Ivalua a d'abord proposé une version Web "light" de sa plateforme e-achats (validation, approbation des achats, vérification des notes de frais), et a élargi aujourd'hui le champ des possibles avec l'accès au reporting (vérification des budgets et des contrats).

À l'instar d'Ivalua, l'éditeur de solutions e-achats Determine mise sur une plateforme unique web et mobile en "responsive design" pour offrir aux acheteurs une expérience de lecture et de navigation optimale.

[Témoignage] Isabelle Quettier, directrice des achats groupe, Suez

"Manager ses achats à distance doit être aussi simple que passer une commande sur Amazon"

Nous utilisons une solution SaaS (suite e-achat de SynerTrade) sur la partie management achats depuis trois ans. Où qu'ils soient, les acheteurs du groupe ont ainsi accès au spend et contrats en cours. Nous sommes actuellement en train de revoir nos solutions de procure-to-pay afin qu'elles soient plus homogènes en termes de processus. Notre principal critère a été de choisir une interface "user friendly" qui permette à l'acheteur et au prescripteur en situation de mobilité de suivre en temps réel sur son smartphone l'état de validation d'un contrat et de valider aussi bien les réceptions que les factures. Cela doit être aussi simple que passer une commande sur Amazon, par exemple, via son smartphone. L'acheteur mobile peut également accéder à toutes les données du groupe alors qu'hier il ne pouvait consulter que les données relatives à sa business unit.

> Quelle a été l'implication de la DSI?

Elle a été partie prenante sur le choix des outils, notamment sur les aspects sécurité et mobilité. Mais avec des solutions en mode SaaS, le choix est davantage induit par des critères de choix métier que par des critères techniques liés à l'outil et à son intégration.

> Cette solution a-t-elle modifié les contours de vos relations fournisseurs?

Oui, c'est en cours de déploiement. Lorsque nous réalisons une business review avec un fournisseur, nous serons en mesure de lui communiquer son rating et de pointer les marges d'amélioration afin d'augmenter, in fine, notre taux de satisfaction clients. Si nous constatons également quelque chose d'anormal, l'outil nous permettra d'être beaucoup plus réactifs.

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