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Le digital, un atout pour la gestion des contrats

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Performance, efficacité, simplicité. Telles sont les promesses du digital pour une gestion des contrats optimisée, selon une étude menée par Markess.

Le digital, un atout pour la gestion des contrats

Gagner en efficacité en automatisant les processus de contractualisation et en fluidifiant les échanges, simplifier la gestion des contrats de leur création jusqu'à leur conservation, réduire le délai de traitement en back-office comme en front-office sont les principaux enjeux en matière de gestion des documents contractuels. C'est ce que révèle l'étude "Gestion des documents contractuels à l'heure du digital : nouvelles approches, enjeux et tendances" menée par Markess, cabinet d'études spécialisé dans les stratégies de transformation digitale.

Les contrats sont au coeur de la relation client/fournisseur. Véritable enjeu business, la gestion de ces documents se doit d'être agile et donc plus digitale pour permettre aux services achats de gagner en réactivité et en performance. Bien conscients de devoir faire évoluer leurs processus métiers, 97% des décideurs interrogés jugent clé le recours au technologies numériques. La dimension "on-line" de la contractualisation, qui permet d'interagir à distance tout au long du processus et la signature électronique, qui simplifie la gestion et réduit les délais d'activation des contrats, se généralisent et permettent de développer des usages innovants et plus efficaces. Le digital est donc atout clairement identifié pour optimiser la relation fournisseur. Ultime étape de la dématérialisation des contrats, la signature électronique est en passe de devenir un maillon incontournable du processus de contractualisation.

D'après l'étude, 70% des décideurs interrogés par Markess devraient l'avoir intégrée d'ici 2018. Et pour cause! Elle améliore en effet la compétitivité en simplifiant les démarches, évitant les échanges de courriers et en envoyant aux oubliettes le problème de stockage des archives physiques.

[Point de vue] - 4 a priori sur la signature électronique, selon Yousign

En pleine transition numérique, les entreprises investissent dans des équipements matériels tous plus innovants les uns que les autres, au détriment parfois de solutions simples qui leur apporteraient pourtant un véritable avantage concurrentiel. Ultime étape de la dématérialisation, la signature électronique améliore la compétitivité puisqu'elle permet de simplifier les démarches en les informatisant, d'aller plus vite en évitant les échanges de courriers, de libérer de l'espace en ne stockant plus d'archives physiques et préserve l'écologie puisque l'impression disparait !

Toutefois, certains ont encore des réticences à signer électroniquement. La faute aux idées reçues qui circulent et auxquels il est temps de tordre le cou !:

- "ça n'a pas de valeur" - FAUX ! La signature électronique est reconnue par la loi au même titre qu'une signature manuscrite. Elle est même très sûre étant donné les vérifications de conformité dont elle fait l'objet.

- "c'est une signature scannée" - PAS DU TOUT. Elle n'a rien à voir avec une signature scannée qui elle n'a aucune valeur juridique. La signature électronique est beaucoup plus sophistiquée dans sa conception technologique et juridique et peut ainsi être mobilisée pour des usages plus vastes.

- "ce n'est qu'une image sur un document" - QUE NENNI. Même si elle peut être représentée par une image sur un document, la signature électronique est bien plus qu'un simple fichier JPEG de part le process effectué en amont qui lui confère une réalité juridique.

-" c'est compliqué" - ARCHI FAUX ! Au contraire, une fois intégrée à une application performante son utilisation est d'une simplicité déconcertante. Quelques clics, deux ou trois champs à remplir et c'est fini!