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[Gestion des risques] Organiser la collecte et la vérification des documents contractuels

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Kbis, attestation Urssaf, polices d'assurance... Les entreprises donneuses d'ordre sont dans l'obligation de collecter un grand nombre de documents auprès de leurs prestataires. Un casse-tête organisationnel qu'il convient de résoudre, sous peine d'encourir de graves risques.

[Gestion des risques] Organiser la collecte et la vérification des documents contractuels

En amont de la loi relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d'ordre, il existait déjà un "devoir de vigilance" que la nouvelle loi ne fait qu'étendre. Une obligation dont les entreprises ne semblent pas toujours mesurer l'importance. En effet, à l'occasion d'un mémoire de troisième cycle sur la sécurisation de la procédure achats, André Anglade a mené une étude auprès de 500 dirigeants (directeurs juridiques, directeurs achats, directeurs des services techniques, membres du conseil d'administration, etc.) sur les risques liés aux documents contractuels. Et les résultats sont pour le moins étonnants. Si 91% des entreprises transmettent une liste des documents à collecter à leurs fournisseurs, seules 12% livrent une liste spécifique à chaque attributaire. 74% des donneurs d'ordre interrogés vérifient systématiquement les documents transmis (dates de validité, adéquation, etc.) mais aucun ne vérifie à chaque fois l'authenticité des documents reçus. "Manque de temps, de moyens, de méthodes... Les entreprises ne savent pas comment collecter les documents contractuels ni comment vérifier leur authenticité, observe André Anglade, l'auteur de l'étude. Pourtant, il y a un véritable suivi de tous ces documents à faire." Pour toute attestation fournie par une société étrangère : "Il faut se demander si cette entreprise est bien apte à délivrer une attestation", insiste-t-il. Et en termes de collecte de documents contractuels, mieux vaut être paranoïaque. Car, en cas de problème, l'entreprise donneuse d'ordre court de grands risques.

Risque légal, financier et d'image

"Si une entreprise se dit habilitée à travailler en hauteur, que ce n'est pas vrai et que je ne l'ai pas vérifié, il y a un risque de comparaître en correctionnel en cas d'accident grave", alerte André Anglade. Concernant le devoir de vigilance, les dirigeants engagent leur responsabilité civile et pénale. Mais l'entreprise court également un risque d'image. "Nos clients, dont beaucoup travaillent dans le BTP, ont la nécessité de se mettre en conformité. Ils sont conscients qu'ils ont plus à perdre qu'à gagner : s'ils sont identifiés comme non conformes, cela leur causera un véritable préjudice, ­notamment auprès de leurs clients des marchés publics", rapporte André Brabant, CEO d'Orgasoftware, éditeur de portails fournisseurs.

Et quid du risque financier? En janvier 2016, Air France a été condamné à payer une amende de 150 000 euros pour travail dissimulé car elle avait eu recours à un prestataire pour ses agents de sécurité qui sous-traitait auprès d'entreprises off-shore pour éviter de payer certaines heures de travail... Le risque financier encouru est également très important en cas de non-­vérification des attestations d'assurance fournies. "Lorsque j'organise un feu d'artifice, avant même de regarder le montant de la prestation, j'étudie la police d'assurance, notamment pour m'assurer que le montant de l'indemnisation en cas d'incident est suffisant", indique Stéphane Roussin, chef du service maîtrise d'oeuvre et événementiel de la tour Eiffel.

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