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Comment bien gérer ses actifs logiciels grâce au SAM?

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À l'heure où les éditeurs de logiciels intensifient leurs audits de licences et où le nombre de clients redressés explose, le SAM (Software Asset Management) est un moyen de vérifier la conformité de l'utilisation aux contrats mais aussi de trouver des économies en cas de surqualité.

Comment bien gérer ses actifs logiciels grâce au SAM?

80% des entreprises sont en non-conformité dans l'utilisation de leurs logiciels et deux tiers subissent au moins un audit par an. 56% ressortent avec une facture substantielle, dont 20% de plus d'un million d'euros (rapport IDC/Flexera). "L'éditeur est aussi à la recherche de revenus" prévient Franklin Brousse, avocat spécialisé dans les achats indirects innovants, informatiques et télécoms. Lorsqu'un éditeur considère, lors d'un audit, qu'il y a plus de licences utilisées que ce que son client a acheté, il se base sur des éléments contractuels et les conditions d'usages des logiciels, appelées les métriques (achat d'un logiciel pour X utilisateurs). Le problème, c'est qu'il y a souvent une interprétation à faire des documents contractuels, car les entreprises ont acheté des logiciels très longtemps auparavant, avec des métriques qui ont pu évoluer au fil du temps, notamment en fonction des rachats d'éditeurs par d'autres. Les conditions d'utilisation des logiciels peuvent donc avoir évolué, sans avoir été rendues opposables à leurs clients. "Le débat est souvent celui-là: il y a 5 ans les conditions ont évolué, mais est-ce que j'en ai été informé à l'époque et est-ce que je les ai acceptées?" illustre Franklin Brousse.

C'est d'autant plus complexe qu'il y a peu de décisions sur ce sujet, les litiges se résolvant au cas par cas, selon l'interprétation du contrat. "Nous sommes souvent obligés de faire de l'archéologie documentaire, de remonter dans le temps pour retrouver les contrats qui ont été signés à l'époque, les éventuels avenants... Pour ensuite déterminer qui a raison de l'éditeur ou du client" explique l'avocat.

Par ailleurs, les éditeurs ont fait de ces audits une véritable stratégie commerciale, pour créer un levier de pression et mieux négocier: après un audit, l'éditeur expédie une lettre de redressement que le client, le plus souvent, conteste. Les deux parties retombent donc dans la négociation d'un nouvel accord ou renégociation d'un accord existant, pour résoudre le litige. Le client est alors obligé d'acheter de nouvelles licences. "Attention, en cas de surutilisation, le client est fautif par défaut. Il n'existe pas de bonne foi car en matière de logiciels le fondement juridique est celui de la contrefaçon, pour lequel il n'existe pas de bonne ou de mauvaise foi" avertit Franklin Brousse.

Rationaliser ses actifs en repérant les logiciels surdimensionnés

Le SAM sert aussi à détecter une sous-utilisation des logiciels. "Pour la plupart des grandes entreprises, la situation est difficile à maîtriser : de multiples sites dans de multiples pays, des serveurs physiques et virtuels, différents postes de travail, PC, tablettes ou encore smartphones... Les catalogues de licences sont changeants alors que les actifs prennent de l'importance et représentent entre un quart et un tiers du budget informatique, budget qui est paradoxalement le moins bien maîtrisé. Les clients sur-dépensent voire gaspillent 25% de leur budget logiciel" souligne Christian Hindre, directeur commercial Europe de Flexera Software.

Une décision de la Cour de justice de l'Union européenne a rendu valide la revente de logiciels d'occasion. Ainsi, une entreprise peut légalement vendre à un intermédiaire des licences qu'elle n'utiliserait pas. Cette pratique est valable pour les licences "one shot", dont l'achat est valable toute la durée du droit. Il est donc indispensable de bien faire la différence entre les logiciels aux redevances fixes et les redevances récurrentes.

Lire en page 2: Signer les contrats en connaissance de cause