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Avec le SaaS, l'EDI monte en gamme

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En migrant leur système d'échanges informatisés vers le SaaS, les entreprises cherchent à gagner en agilité, à améliorer la qualité de leurs échanges et à mieux satisfaire les besoins métiers face à des volumes en perpétuelle croissance. Le modèle assurerait aussi une meilleure maîtrise des coûts.

Avec le SaaS, l'EDI monte en gamme

Commandes, factures, bons de livraison, demandes diverses... Le nombre de documents qui transitent par voie électronique entre les entreprises ne cesse de croître, dans des volumes eux-aussi en constante augmentation. Pour y faire face, beaucoup d'organisations abandonnent leur système d'échange de données informatisé (EDI) traditionnel, basé sur l'utilisation d'un "traducteur" en mode licence, pour basculer dans le coud. Mais comment s'effectue le passage à l'EDI en mode SaaS et, surtout, pourquoi ? L'opération serait principalement dictée par la quête de performance, si l'on en croit les résultats de l'enquête menée par Generix Group et Best Practices SI, en septembre dernier, auprès de 80 grandes entreprises ayant réalisé la migration.

Satisfaction des besoins métiers

Juste avant la maîtrise des volumes, citée par 57 % du panel, c'est d'abord la satisfaction des besoins métiers (66 %) qui arrive en tête des raisons qui ont motivé le passage au SaaS, suivie par l'amélioration de la qualité des échanges (64 %) et l'accroissement de l'agilité (61 %). "L'importance accordée aux métiers nous a surpris, analyse Christophe Viry, en charge des offres d'intégration et de collaboration inter-entreprises de l'éditeur, en particulier de la Generix All-In-One Collaborative Platform. Mais il est vrai que la logistique, la comptabilité et les achats, qui concentrent 90 à 95 % des flux, se trouvent à l'interface de nombreuses fonctions et ne fonctionnent qu'à travers des échanges électroniques".

Autre surprise : la réduction des coûts n'arrive qu'en cinquième position des motivations de la migration. Pire, elle ne se place qu'au dixième rang des objectifs que les répondants estiment avoir atteints, et en septième position des principaux bénéfices de l'évolution de leur EDI vers le SaaS. Les principaux objectifs atteints et/ou gains constatés portent d'abord sur la gestion de l'obsolescence des solutions existantes, souvent multiples, sur les niveaux de service ou encore sur la qualité des échanges et des données. "Les plates-formes conçues dans une logique All-In-One offre un éventail très large d'usages, qui couvrent de nombreuses fonctionnalités et permettent de renforcer le contrôle et le suivi des flux", précise Christophe Viry.

20 à 50% d'économies

En fait, en ce qui concerne les économies, plus d'un tiers des entreprises ne savent pas évaluer les gains réalisés. Parmi les autres, 62 % ont pu constater des économies significatives, de l'ordre de 20 à 50 % sur les budgets précédents, principalement en matière d'investissement et de frais d'exploitation des systèmes (machines, licences, etc.). Pour 23 %, les coûts sont comparables, et dans 14 % des cas seulement, le SaaS se révèle plus coûteux. Tout comme la mesure des économies, l'évaluation du retour sur investissement s'avère compliquée : la moitié des entreprises le jugent impossible ou très difficile. Pour celles qui ont pu le calculer, le ROI est atteint en moins d'un an dans un tiers des cas, mais avec de fortes disparités.

La durée du projet migration est également très variable. De moins d'un an pour 72 % de ceux qui ont pu l'estimer, elle dépend notamment du nombre de liens avec des partenaires. "L'essentiel du travail consiste en effet les contacter puis à modifier les connexions avec chacun d'entre eux. Ceci explique qu'un "big bang" est difficilement envisageable, et que l'ancien et le nouveau système fonctionnent généralement en parallèle pendant plusieurs mois", détaille Christophe Viry. Selon lui, et sans tenir compte des nouveaux projets, quelque 10 000 entreprises sont encore concernées par la migration de leur EDI vers le SaaS. Elles étaient environ 40 000 il y a quatre ou cinq ans.

Les 10 points clés du passage à l'EDI en mode SaaS

> Considérer la migration comme un projet métier et pas seulement technique

> Bénéficier du soutien de la direction générale et de son accompagnement

> S'informer sur les retours d'expérience d'autres entreprises

> Formaliser les conditions de la prestation et de sa gouvernance

> Valider la disponibilité des compétences internes et externes

> Privilégier des solutions simples, flexibles et évolutives

> Anticiper les contraintes d'interfaçage avec les applications existantes

> Elaborer les bons indicateurs et métriques pour mesurer le ROI

> Prévoir une période de transition suffisante pour sécuriser la migration

> Accompagner et vérifier l'appropriation de la solution par les utilisateurs


Mot clés : Saas

Thierry Parisot