Best Western dématérialise 100 % de ses factures

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La chaîne hôtelière a fait le choix d'Accelya, spécialiste la dématérialisation, pour mettre en place un processus de numérisation des factures appliqué auprès de ses 270 adhérents.

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Objectif atteint : la chaîne hôtelière Best Western a réussi, cette année à dématérialiser l’ensemble de ses factures papier entre sa centrale de réservations et ses 270 adhérents. « Pour améliorer les moyens de communication au sein du réseau tout en réduisant les coûts administratifs liés au processus de facturation, impression, mise sous pli, envoi, archivage physique…, nous souhaitions mettre fin à l’envoi de nos factures papier en nous appuyant sur une solution de dématérialisation mise au point par les équipes d'Accelya », explique Bruno Rossolin, directeur financier de Best Western, à l'origine du projet.

Des factures très diverses
Une problématique complexe puisque les factures transmises étaient de cinq types différents (cotisations, réservations,…), et que certaines étaient annexées à des pièces justificatives. Plus complexe encore, les factures devaient être envoyées aux adhérents à des dates différentes.
Un pari finalement remporté haut la main puisque 100 % des factures sont aujourd’hui dématérialisées et mises à disposition à des périodicités distinctes sur un portail dédié à Best Western.

Grâce à un e-mail de notification, les adhérents sont informés qu'une nouvelle facture a été transmise, et peuvent venir la télécharger sur leur portail. Ce service est transparent et totalement gratuit pour l'adhérent.

Un process sur mesure

« Cette application dépasse largement ses fonctions initialement prévues en devenant un véritable outil de communication auprès de nos adhérents. Plus encore, elle a été personnalisée en fonction de nos spécificité métiers et des besoins propres à Best Western », renchérit Bruno Rosselin. Des informations supplémentaires sur les tarifications et les procédures comptables internes sont également accessibles aux adhérents sur le portail.

Preuve du succès de cette opération, celle-ci a depuis été élargi aux adhérents de Best Western au Maroc et en Nouvelle-Calédonie, avec en complément, un service d’archivage à valeur probante, sous forme de fichiers PDF signés électroniquement.

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