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[Fiche pratique] Le fonctionnement du recovery audit

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[Fiche pratique] Le fonctionnement du recovery audit
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Parce qu'il permet de récupérer du cash et d'améliorer les processus de l'entreprise, sans mettre en péril ses relations avec ses fournisseurs, le recovery audit (audit de transactions fournisseurs) est aussi l'affaire des acheteurs.

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Attaché à la satisfaction de vos clients internes, vous êtes également, en tant qu'acheteur, sensible à la bonne maîtrise de la chaîne de facturation au sein de votre entreprise. Dans ce contexte, l'audit de la comptabilité fournisseurs présente un double intérêt : vous récupérez du cash, tout en améliorant vos processus commandes-factures et vos processus de comptabilisation de la TVA.

Une analyse exhaustive

Le recovery audit vise à analyser les données de comptabilité fournisseurs pour identifier des montants à récupérer issus d'incidents comptables. Il peut s'agir de doubles paiements ou de TVA déductible oubliée, qui échappent aux contrôles habituels.

L'audit s'appuie à la fois sur des techniques de data-mining permettant une analyse exhaustive et sans a priori des données, et sur l'expertise comptable et fiscale de consultants expérimentés. Les erreurs détectées par le logiciel sont ensuite approfondies par les consultants qui étudient les factures correspondantes. Dès lors que le client valide les anomalies présentées, les consultants procèdent au recouvrement des trop-payés fournisseurs et transmettent les éléments pour récupérer la TVA déductible omise.

L'audit peut également comporter des circularisations afin d'identifier des avoirs en attente chez les fournisseurs, en comparant leur comptabilité à celle de votre entreprise. Grâce à une équipe expérimentée, il est ainsi possible de récupérer jusqu'à 80% des montants identifiés en moins de deux mois. Et cela se fait à l'amiable, dans le respect des bonnes relations avec vos fournisseurs.

Réalisé en grande partie à distance par des professionnels autonomes, le recovery audit fournit un service clé en main, de la cartographie des erreurs au recouvrement, et mobilise très peu les équipes internes.

Audrey Coullet, responsable de la comptabilité fournisseurs chez Novartis Pharma, en témoigne : "J'ai été surprise de constater que l'audit n'était pas synonyme d'une surcharge de travail pour les équipes internes. Les différentes étapes mises bout à bout se sont déroulées dans un temps relativement court, avec des échanges très efficaces, et pas chronophages pour nous".

Premier intérêt : ce type d'audit a un impact positif immédiat sur la trésorerie et le résultat.

En effet, accumulés, les trop-payés fournisseurs représentent des montants conséquents pour votre entreprise. Les algorithmes utilisés permettent de déceler non seulement les doublons "classiques" mais aussi les doublons difficiles à détecter, comme lorsque le numéro de facture a été saisi différemment. Une erreur qui peut être due par exemple à une défaillance du processus de numérisation (OCR).

De même, en matière de TVA déductible, la complexité des règles fiscales ou une présentation inhabituelle des factures peuvent être à l'origine de plusieurs milliers d'euros non récupérés.

L'expérience montre que, quels que soient l'organisation de la comptabilité, les outils et les processus en place, des erreurs existent. A titre d'exemple, une entreprise du secteur de l'énergie, réalisant 1 milliard d'euros de volume d'achats par an, a ainsi pu récupérer plus de 2 millions d'euros !

Deuxième intérêt : au-delà du gain financier immédiat, cet audit vous permet aussi des économies futures. En remontant à l'origine des anomalies, vos équipes comptables et fiscales ont les moyens de les comprendre et de les corriger.

Améliorer les processus

Grâce aux conclusions de l'audit et à l'analyse fournie par les consultants, votre entreprise dispose d'informations clés pour renforcer la qualité de ses processus :

- pour la direction des achats, c'est l'occasion de nettoyer les bases fournisseurs,

- en matière de TVA, il permet aux fiscalistes de communiquer en interne sur la doctrine à appliquer pour améliorer sa comptabilisation,

- il peut aussi servir à mesurer la fiabilité du processus commandes-factures (processus Procure-to-Pay).

Nous avions ainsi évalué pour un des clients la responsabilité de son processus PtoP dans les doubles paiements. Les 21% de factures établies en dehors de ce processus étaient à l'origine de 70% des doublons.

Les résultats de l'audit peuvent aussi servir à communiquer en interne : faire du reporting à la direction, appuyer la mise en place d'améliorations nouvelles dans les processus ou simplement encourager les équipes comptables.

Par Yasmine Salahdine, Partner at ABBD

Yasmine Salahdine, ABBD

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