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Événementiel : la chasse aux coûts cachés

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Non, le coût d'un projet événementiel ne se limite pas à son prix. Une étude de l'agence événementielle Idéal Gourmet sur les coûts cachés dans le MICE rappelle que les tâches administratives ont également un coût.

Événementiel : la chasse aux coûts cachés

La chasse aux coûts est ouverte. Après les parcs automobile et informatique, les acheteurs se penchent sur le TCO (total cost of ownership, soit le coût global de détention) dans le MICE (meeting, incentive, congrès, événement). "Les acheteurs commencent à raisonner de manière globale. Ils se rendent compte que la seule donnée prix n'est pas suffisante sans avoir réfléchi à tous les coûts", observe Fabien Martre, directeur général de l'agence événementielle Idéal Gourmet.

Afin d'aider les acheteurs à prendre conscience des différents postes intervenant dans l'organisation d'un événement, Idéal Gourmet a lancé une étude s'intéressant aux coûts cachés administratifs.

Pour cela, 40 acheteurs, responsable achat ou directeur achat ont répondu à un questionnaire en ligne en mai/juin 2014 pour évaluer les coûts liés aux fournisseurs (tous fournisseurs confondus). Les résultats ont été retraités afin de retirer les extrêmes qui n'étaient pas significatifs : 80% des données ont été prises en compte.

Coût de référencement et de gestion d'un acompte

L'étude nous apprend que le fait de faire appel à des fournisseurs génère de nombreux coûts. Comme le fait de référencer un nouveau fournisseur, qui coûterait 156 euros en moyenne retraitée. Le coût du maintien annuel d'un fournisseur en base de données (actualisation des informations, recueil des documents obligatoires, RSE...) s'élèverait quant à lui à 53 euros (moyenne retraitée). "Ce chiffre varie fortement en fonction du respect par l'entreprise de certaines obligations, comme le recueil annuel des documents obligatoires", précise Fabien Martre.

Gérer un acompte génère également des coûts administratifs, évalué par les répondants à 56 euros (moyenne retraitée). "Nous pensons qu'il est en fait bien supérieur car ces estimations ne prennent pas en compte les différents validations hiérarchiques", note Fabien Martre. Le coût administratif d'un règlement fournisseur serait de 33 euros (moyenne retraitée) et celui de traitement d'une facture fournisseur de 34 euros (moyenne retraitée).

Augmentation des coûts avec le nombre de fournisseurs

Au final, la création et le maintien d'un compte fournisseur représente 209 euros en moyenne et le règlement d'acompte, règlement fournisseur et traitement de facture fournisseur 123 euros en moyenne. " Une entreprise augmente ses coûts en multipliant ses fournisseurs. Il faut donc veiller à réduire son panel de fournisseurs", analyse Fabien Martre qui rappelle que 4/5 fournisseurs généralistes peuvent suffire pour le MICE, même pour de très grandes entreprises.

"En plus de réduire les coûts administratifs, cela permet d'avoir sa base de données fournisseuse tout le temps à jour mais aussi de bénéficier d'un pouvoir de négociation plus fort", ajoute Fabien Martre.

Fabien Martre est conscient du caractère imparfait de son étude : "Nous pensons lancer une nouvelle étude pour savoir ce que les répondants comptabilisent dans ces différents coûts", indique-t-il. "L'objectif premier de cette étude est que chaque entreprise prenne conscience du TCO", ajoute-t-il.