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Voyage d'affaires : contourner les pièges de l'assurance

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L'édition 2016 du salon IFTM Top Resa est revenue sur la question des assurances relatives aux déplacements professionnels et des subtilités qui concernent les différents types de couvertures. Un domaine souvent méconnu, voire négligé, malgré son importance.

Voyage d'affaires : contourner les pièges de l'assurance

Au sein des entreprises, l'inquiétude ne prédomine pas vraiment pour ce qui est de la couverture des professionnels en déplacement. "89 % des personnes pensent être correctement assurées, alors que dans 41 % des cas, rien n'est stipulé dans la politique voyage", souligne Julien Chambert, directeur de la société CBT Conseil, spécialisée dans l'accompagnement des entreprises dans le domaine de l'industrie du tourisme. Le Code du travail est pourtant clair. Il impose à l'employeur de prendre toutes les mesures nécessaires.

Si le voyage a lieu dans un pays étranger, celui-ci se doit même d'informer les collaborateurs concernés sur les risques qu'ils encourent dans la destination en question. La jurisprudence a également retenu la responsabilité pénale de l'employeur en cas d'atteinte grave à la personne au cours du séjour. "Il existe véritablement un grand écart entre la perception relativement sereine de la situation et les risques pris dans la réalité", constate Julien Chambert.

De multiples facettes à ne pas oublier

Les observateurs et spécialistes du secteur appellent donc à la vigilance quant aux assurances nécessaires. Elles peuvent être de plusieurs types : les assurances confort (pertes de bagages, annulations...), les assurances vie (rapatriements, frais médicaux, prévoyance, prise en charge des frais concernant les proches et associés...), les assurances diverses (responsabilité civile, véhicules personnels...). "Il faut surtout prendre garde à ce qui n'est pas prévu dans les formules d'assurance ou ce qui est parfois difficile à soupçonner", prévient Julien Chambert. Certains critères évoluent dans le temps, comme par exemple la liste des pays concernés par telle ou telle protection. "Une activité de veille s'avère importante pour s'assurer qu'au moment du déplacement, le voyageur est couvert sur tous les aspects contractuels dans le pays concerné", poursuit-il.

Autre élément essentiel : les garanties peuvent ne pas s'appliquer en dehors des heures de travail, alors que les activités de networking (surf, chasse, sorties culturelles...) sont souvent planifiés en marge des heures de travail habituelles. Les sinistres peuvent être une autre source d'inquiétude. Certains d'entre eux peuvent être exclus des couvertures ou concernés par des indemnisations soumises à conditions. "Il existe parfois des plafonds pour un même sinistre ou une même année", indique Julien Chambert.

Pour orienter ses choix le plus efficacement possible, un audit de son niveau de couverture s'avère nécessaire. Recenser les contrats existants ainsi que les responsables au sein de l'entreprise sont les premières étapes, tout comme l'analyse des destinations fréquentes, les voyageurs identifiés comme tels au sein de l'organisation. La documentation de la politique d'assurance et les communications aux salariés représentent une autre phase essentielle. Il est également recommandé de créer une grille de choix permettant, en fonction des moyens de paiements, de savoir à quel moment souscrire une assurance, et pour quels types de prestations. Enfin, la prévention quant aux risques possibles et les informations spécifiques sur les destinations restent un volet essentiel.