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Procure-to-Pay : des facettes trop souvent négligées

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Au-delà de la vitrine qu'il représente pour les fournisseurs d'outils logiciels e-achats, le salon Solutions est l'occasion de revenir sur des bonnes pratiques synonymes de tremplins dans la conduite de projets. L'édition 2016, qui vient de fermer ses portes, n'a pas dérogé à la règle.

Procure-to-Pay : des facettes trop souvent négligées

Se doter d'un outil e-achats se présente souvent comme un choix vers l'optimisation et l'efficacité. Mais encore faut-il s'approprier quelques bons réflexes et inscrire sa démarche dans un cadre qui permettra de répondre pleinement à ses attentes. En amont, l'étape du RFI (Request for information), qui consiste en une collecte d'informations dans le but de permettre aux acheteurs et prescripteurs de sélectionner les fournisseurs par le biais de critères objectifs, fait partie des phases souvent négligées, voire oubliées. " C'est pourtant à ce moment là que l'on peut mettre en parallèle les besoins et les fonctions des solutions matures du marché ", indique Patrick Chabannes, Senior Solution Strategist au sein de la société Determine, éditrice de solutions Source-to-Pay.

Autre clé du succès souvent ignorée : l'accompagnement pendant le projet par un assistant à maîtrise d'ouvrage. Positionné entre l'entreprise et l'éditeur de solutions, ce conseiller sait précisément dans quelle mesure l'implémentation d'une solution correspond véritablement au métier de l'entreprise. " Rappelons que ces spécialistes sont capables de comprendre dans le détail les besoins métiers et de réviser en conséquence les processus tout en restant dans le cadre des possibilités des fonctionnalités offertes par des systèmes d'information Achats matures ", poursuit Patrick Chabannes. Il s'agit d'un accompagnement de la transformation qui consiste à savoir activer les leviers nécessaires auprès des acteurs et directions impliquées, de s'assurer que le fournisseur intègre et comprenne l'outil achats en place.

Par ailleurs, le lancement d'une initiative Procure-to-Pay n'est généralement que le début d'une démarche, et non une finalité en soi. Il importe de suivre les indicateurs d'usage ainsi que les critères de succès régulièrement (changement de fournisseurs, de contrats...). Un suivi à chaque trimestre est généralement souhaitable. Les administrateurs doivent ensuite faire évoluer les processus et les règles métiers afin d'affiner la réponse aux besoins de chaque organisation.

Outils collaboratifs

Gestion des fournisseurs, des commandes, des factures... Et si les solutions e-achats étaient avant tout un moyen d'améliorer les collaborations ? " L'entreprise Acticall, l'un de nos clients, utilise notre solution Determine uniquement sous cet angle. Elle n'a mis en place ni catalogue, ni outil de contrôle. C'était l'occasion de mettre en place une collaboration globale issue de la demande Achats ", confie Patrick Chabannes. En fonction des familles d'achats, différents services prescripteurs peuvent alors être appelés à collaborer afin d'améliorer les choix conformément à l'intérêt général.