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Comment éviter que les fournisseurs ne court-circuitent les achats ?

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Il arrive que des fournisseurs essaient de court-circuiter les achats pour mieux se placer. Dans quelles mesures peuvent-ils réussir et quelles sont les solutions pour éviter cette situation ?

Comment éviter que les fournisseurs ne court-circuitent les achats ?

Dans quels cas les fournisseurs court-circuitent-ils les achats? On pense évidemment aux achats indirects où le risque est le plus élevé, notamment des catégories type prestations de service, marketing et communication. L'absence de cahier des charges et/ou l'absence de critères de sélection objectifs y sont généralement les principaux freins à une forte implication des achats. Malheureusement ce risque est également présent dans des catégories d'achats plus matures comme les achats de production où les fournisseurs peuvent influencer la rédaction des spécifications techniques. De nos jours, ce risque s'est accru en raison de la croissance du co-design face au design 100% interne.

Le risque évident est de voir se limiter fortement la compétition lors de l'appel d'offres et réduire les marges de manoeuvre de l'acheteur.

Comment éviter une telle situation ?

L'acheteur dispose de plusieurs cartes à jouer. Pour les utiliser il doit tout d'abord se cultiver pour appréhender au mieux les futures discussions entre le client interne (marketing, engineering, qualité,...) et le fournisseur. Bien qu'on ne lui demande pas de pouvoir développer un système de freinage pour Airbus A380 jusqu'au plan de détail de chaque écrou, la culture technique, peu importe la catégorie, est fondamentale. Maîtriser sa catégorie, c'est gagner le respect en interne et en externe. Développer sa culture technique prend du temps (veilles concurrentielle et technologique, participation aux réunions interne/externe non focalisées sourcing,...) mais se révèle être un très bon investissement.

Le but de la manoeuvre est d'élargir son périmètre et son champ d'intervention afin d'être impliqué plus en amont dans la définition du besoin comme dans des industries plus matures telle que l'industrie automobile.

Il faut ensuite démontrer sa valeur ajoutée notamment sur une responsabilité quasiment 100% achats qui est la contractualisation. En effet, obtenir d'un fournisseur des délais "canon" pour reporter un marché est relativement simple et ne nécessite pas de compétente achats spécifiques. Apporter des sécurités contractuelles sur ce délai est une affaire autrement plus difficile et où les achats ont une valeur ajoutée. Jalons de paiement, pénalités, planing contractuel et jalons de remises documentaires seront des bons outils.

Se rendre indispensable et occuper une place importante s'acquiert donc avec le temps. La valeur ajoutée du service achats perçue par les autres services de l'entreprise n'est pas toujours innée. Lorsque l'acheteur n'a pour vocation que de passer une commande en ayant négocié un prix, alors oui il sera, dans 80% des cas, court-circuité dans les principaux échanges avec le fournisseur. Si par contre il a su trouver une place plus stratégique, alors il passera du rôle de simple jalon administratif à celui d'interlocuteur incontournable.

En conclusion pour éviter les cour-circuits, il faut savoir rester connecté...

Par Olivier Wajnsztok, directeur associé d'AgileBuyer