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La commande publique s'ouvre à l'e-sourcing

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La commande publique s'ouvre à l'e-sourcing
© freshidea - Fotolia

Face à des enjeux de dématérialisation et de performance importants, l'e-sourcing fait son chemin dans la commande publique. Le dernier Lab'APECA fut l'occasion pour les acheteurs publics de partager réflexions et bonnes pratiques.

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Très cadrée juridiquement, la pratique du sourcing a toujours été un sujet de débat dans la secteur public. S'il n'est pas interdit, si la réforme de 2016 du code des marchés publics pousse même à sa pratique, le sourcing reste un exercice de haut vol pour bon nombre d'acheteurs publics. Pour autant, il est nécessaire pour améliorer la vision des acheteurs qui doivent répondre à des objectifs de performance à l'achat toujours plus exigeants. Et dans un contexte de dématérialisation des achats, disposer d'un outil de e-sourcing prend tout son sens. Mais, encore faut-il qu'il soit adapté aux contraintes et aux besoins du secteur public. Des spécificités que n'a pas manqué de rappeler Catherine Prebissy-Schnall, maître de conférence, en introduction de l'après-midi d'échanges organisé par le Lab'APECA sur le sourcing. "L'acheteur doit préparer son sourcing, tenir compte de la traçabilité du process et veiller au respect du secret des affaires. C'est une pratique attractive, bénéfique mais subtile." Le ton est donné.

Etape indispensable dans l'expression du juste besoin, le sourcing permet de connaître les PME innovantes, de rédiger un cahier des charges adapté, d'identifier les éventuels facteurs de surcoût ou encore de contribuer à la politique RSE de la collectivité. "Le sourcing est également un bon moyen de vérifier si le taux de dépendance économique d'un opérateur n'est pas trop important et cela devrait aussi permettre de mieux appréhender le secteur adapté, estime Isabelle Clamens, en charge des processus, méthodes et SI achats au Conseil régional d'Ile-de-France. Faire du sourcing est un atout pour le secteur public. Mais de même qu'un acheteur ne peut pas sourcer seul sans la direction métier concernée, il ne faut pas se baser sur un seul référentiel d'informations". Et c'est peut-être là qu'un outil de e-sourcing apporte sa valeur ajoutée. Car il ne suffit d'agréger une seule base de données ou de consulter une seule plateforme. Pour Sarah Chleilat, consultante juridique à la DAJ du ministère de l'Economie et des Finances, cela va même plus loin : "nous pensons qu'il ne faut pas se limiter à un outil de e-sourcing mais multiplier les sources d'informations sans oublier de publier les offres sur son profil d'acheteur".

Rendez-vous en face-à-face ou téléphoniques, contractualisation agile, benchmark de performance, guide interne... Les outils a disposition des acheteurs publics sont désormais nombreux. La commande publique de la ville de Meudon (92) a ainsi fait le choix du guide interne pour l'analyse des offres et a développé un contrat d'innovation avec Silex pour tester un outil d'e-sourcing sur la partie définition des offres, identification des fournisseurs. "La plateforme de sourcing permet de centraliser tous les échanges, d'optimiser la traçabilité et d'automatiser la création de rapports de sourcing sécurisables dans la GED", explique Sophie Baudou, responsable des achats de Meudon.

Mais avoir un outil ne fait pas tout, il faut que cela fonctionne dans l'organisation interne car l'objectif visé est bien le gain de temps et l'efficacité terrain. "Nous nous interrogeons sur l'intérêt de sourcer systématiquement sur toutes les familles d'achats. Nous testons actuellement le sourcing systématique sur la restauration collective qui a un fort impact financier. Cela nous permettra de voir si nous avons les capacités de le faire ou non." Car faire un RFI c'est bien, l'utiliser c'est mieux. "Il est important de partager les résultats d'analyse de ce sourcing, estime Isabelle Clamens. Le premier ambassadeur d'un projet achat c'est l'acheteur, il doit connaître sa collectivité et doit savoir en expliquer les besoins aux opérateurs économiques. Nous avons un rôle fort à jouer sur le terrain." Plus que l'adoption d'un outil de e-sourcing c'est l'évolution des méthodes de travail qu'il faut porter.

L'avis des fournisseurs

Côté opérateurs économiques, une démarche de sourcing de la part d'un acheteur public est plutôt très favorablement perçue. Pour Jacques-Olivier Boudin, directeur juridique de Pomona, grossiste alimentaire, qui témoignait lors du Lab'APECA : "le sourcing permet d'anticiper un certain nombre de difficultés surtout dans l'alimentaire où il y a des problématiques de saisonnalité et de mise à disposition importantes."



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