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Success story : Monoprix partage son retour d’expérience autour de la gestion des catalogues électroniques fournisseurs

Publié le par / Avec la Marketplace

Un an après le déploiement de la solution eProcurement intégrée à la Plateforme SaaS Cloud Determine, Malika BURGUIERE, Responsable Fonctionnelle E-Procurement chez Monoprix, nous livre son retour d’expérience et ses conseils pour une bonne gestion des catalogues électroniques fournisseurs.

Interface utilisateur intuitive, fiches produits détaillées, avis utilisateurs, barre de recherche… Les standards de l’e-commerce se sont imposés aux catalogues fournisseurs améliorant ainsi l’expérience utilisateur du client interne.

Néanmoins, la gestion de ces catalogues reste à la charge de l’entreprise utilisatrice. Du chargement de fiches-produits multi-structurées aux statistiques en passant par le contrôle, la validation et la surveillance opérationnelle, de nombreuses étapes de la gestion des catalogues peuvent encore être allégées et fiabilisées.

Un an après le déploiement de la solution eProcurement intégrée à la Plateforme SaaS Cloud Determine, Malika BURGUIERE, Responsable Fonctionnelle E-Procurement chez Monoprix, nous livre son retour d’expérience et ses conseils pour une bonne gestion des catalogues électroniques fournisseurs. Retour sur cet échange mené par Xavier Pierre-Bez, expert Determine, à l’occasion du Salon Solutions 2017.

Comment s’est organisée la transition vers un outils e-Achats chez Monoprix ?

Lancer une dynamique « outil » Achats a été la première étape lorsque nous avons décidé de digitaliser le processus Achats. Avoir le soutien de la direction ainsi que de toutes les parties prenantes au projet était primordial. Nous avons ensuite consulté le marché et notre choix s’est porté sur SAP. Mais en 2016, nous avons constaté que 7000 factures restaient encore sans commandes et 50% des achats étaient effectués hors catalogue.
Nous souhaitions donc disposer d’un outil unique pour :

  • Mieux gérer les engagements de dépenses
  • Réconcilier en temps réel l’engagé et le réalisé
  • Optimiser le processus achats non marchands du groupe
  • Contrôler le périmètre des dépenses d’environ 500 millions d’euros par an
  • Maximiser le nombre de commandes effectuées sur la plateforme Achats
  • Limiter les achats hors catalogue

L’une des conditions les plus importantes dans le choix du nouvel outil était sa capacité à assurer une continuité de service lors du passage de l’ancienne et la nouvelle plateforme.

Votre choix s’est donc porté sur Determine. Pour quelles raisons ?

Il n’existe pas d’outil e-Achats parfait évidemment, mais Determine a été le seul à pouvoir répondre à notre cahier des charges. Sa rapidité d’implémentation et sa capacité à s’interfacer à SAP nous a permis d’effectuer une transition fluide entre nos deux plateformes et d’assurer le partage des informations.
De plus, c’est un outil simple à paramétrer ce qui nous permet d’être véritablement autonome lorsque nous souhaitons modifier le nombre d’utilisateurs, les workflows d’approbation, les familles d’achats… Les catalogues hébergés ou punch-out notamment sont très faciles à administrer, qu’ils soient multi fournisseurs ou pas.

Dites-nous-en plus sur le cadre du projet?

La solution Procurement de la Plateforme Cloud Determine a été déployée le 1er juillet 2016. Nous comptons un total de 1422 utilisateurs et tous ne sont pas issus du métier d’acheteur.
A cet égard, l’interface utilisateur inspirée des plus grands sites e-commerce de Determine a été un point important pour encourager les équipes à faire leurs achats sur la plateforme et à réduire leurs achats hors catalogue.
Des mots clefs adaptés au langage terrain ont été choisis sur les catalogues pour également faciliter les recherches d’articles dans la barre de recherche.
Le choix d’un large panel de catégories d’achats est aussi important afin de couvrir toutes les familles d’achats, du simple économat, au mobilier, en passant par le matériel ou les prestations de service et éviter ainsi les achats hors-catalogue.
Aujourd’hui, notre outil compte 123 catalogues intégrés multi fournisseurs et 3 punch-out. Le volume d’achats annuel représente un volume total de 74 600 commandes. Determine a su répondre à de tels volumes d’achats et nous travaillons désormais à réduire le hors catalogue qui représente encore 50% des Achats.

Qui s’occupe de la gestion des catalogues fournisseurs ?

Dans le cas d’un catalogue hébergé, nous avons la main sur les articles chargés et les tarifs. Nous chargeons simplement un document Excel directement sur la plateforme. Cela implique pour nous de gérer tous les changements liés aux catalogues si le fournisseur n’est pas suffisamment autonome pour le faire lui-même.

Et pour la gestion des catalogues punch out ?

Ce type de catalogue est très pratique pour tout catalogue supérieur à 100 articles. En effet, la charge de travail est déportée sur le fournisseur sous réserve qu’il ait son propre site internet. Il faut alors une relation de confiance avec son fournisseur car nous n’avons désormais plus la main sur les tarifs. Si celui-ci est mis à jours nous n’en sommes pas informés sauf si nous effectuons une analyse préalable.

Le moteur de recherche de la Plateforme Cloud Determine n’est pas utilisable sur un catalogue Punch out, mais il présente d’autres avantages comme la fiabilité de l’information ou le peu de maintenance qu’il demande.

Pour en savoir plus sur la Gestion des Catalogues Fournisseurs dans la Plateforme Cloud Determine, n’hésitez pas à nous demander une démo !
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